13 Conseils pour une réunion virtuelle des propriétaires

Il y a un mois, nous avons tenu notre première réunion virtuelle des propriétaires au Meridional. Cette assemblée générale extraordinaire virtuelle, que nous avons appelée VEGM (Virtual Extraordinary General Meeting), s'est avérée être une expérience formidable et en même temps un succès. Par ailleurs, tant les propriétaires que l'ensemble de notre équipe (répartie sur quatre sites différents) ne seraient pas contre l'idée de renouveler l'expérience.

Pourquoi des réunions virtuelles de propriétaires ?

Notre plus grand intérêt est toujours de prendre soin des personnes qui composent toutes nos communautés de propriétaires. La situation actuelle que nous connaissons en raison des restrictions imposées pendant la crise du Covid-19 nous a incités à développer ce type de réunion virtuelle des propriétaires comme alternative aux réunions régulières.

Bien que les assemblées virtuelles de propriétaires ne soient nullement envisagées dans l'actuelle loi horizontale sur la propriété (LPH), il est possible de proposer leur tenue sous certaines conditions, dont la première est le consentement et l'accord unanimes de tous les propriétaires.

Quel outil en ligne avons-nous utilisé pour les réunions virtuelles ?

Chez Meridional, nous nous sommes appuyés sur ZOOM pour connecter l'administrateur à tous les propriétaires. Chez Meridional, nous avons également décidé de faire plusieurs tests les jours précédents pour vérifier que la salle fonctionnait correctement et que tous les propriétaires pouvaient se connecter sans problème.
Le jour de la réunion virtuelle des propriétaires, nous avons ouvert la salle une heure avant le début de la réunion afin de résoudre les problèmes que les autres propriétaires pourraient rencontrer lors de la connexion. Nous voulions être sûrs que tout se passerait bien.

13 conseils pour un bon appel vidéo

1. Assurez-vous d'être dans un endroit calme
2. Restez à proximité de votre routeur wifi
3. Disposer du chargeur de l'appareil à utiliser lors de l'appel en cours.
4. Prévenez les autres membres de votre foyer que vous allez passer un appel vidéo.
5. Contrôlez les autres appareils qui consomment du wifi et désactivez ceux dont vous n'avez pas besoin.
6. Vérifiez que votre microphone et vos haut-parleurs fonctionnent correctement.
7. Lorsque vous entrez dans la réunion virtuelle des propriétaires, assurez-vous que votre micro et votre caméra sont éteints et activez-les lorsque vous êtes prêt et souhaitez prendre la parole.
   recommandations spécifiques pour chaque réunion de quartier
8. Au lieu d'entrer dans la réunion avec votre numéro de zoom habituel, veuillez le remplacer par votre numéro d'immeuble, puis votre numéro d'appartement et enfin votre nom de famille. Par exemple : Bl 1 Apt 1 Mrs Smith. Voici l'explication https://youtu.be/mxgiCD1tklc
9. Si vous n'avez pas encore de compte Zoom, suivez les instructions de la vidéo ci-dessous. C'est très facile et intuitif https://youtu.be/xSVDQiby1DI
10. Si vous avez besoin de configurer les paramètres audio et vidéo de votre appareil, voici un tutoriel sur la façon de procéder. https://youtu.be/Cnyh0kN38ug
11. Veillez à préserver votre vie privée et votre intimité lorsque vous connectez la caméra. Si vous ne souhaitez pas que votre maison ou d'autres personnes soient visibles en arrière-plan, vous pouvez placer un arrière-plan virtuel. Dans cette vidéo, nous vous expliquons comment https://youtu.be/_lKe4tg37qQ
12. Si vous souhaitez prendre la parole lors de la réunion virtuelle des propriétaires, vous devez lever la main virtuellement et le modérateur vous donnera la parole dans les tours de parole qui seront ouverts. Pour éviter de déranger tout le monde. Les microphones seront silencieux, il sera donc indispensable de lever la main pour parler.
    Dans cette vidéo, nous expliquons comment lever la main pendant la réunion. https://youtu.be/–PwGLZ-TNw
13. Si vous utilisez votre téléphone pour cette réunion, il se peut qu'un appel ou un message entrant interrompe la communication avec la salle. Si vous ne voulez pas que cela se produise, réglez votre téléphone sur le mode "Ne pas déranger".
    

Pour des raisons de sécurité, si vous êtes déjà un utilisateur de Zoom, veuillez passer à la dernière version disponible. Voici le lien vers le centre de téléchargement de Zoom https://zoom.us/support/download

Avantages des réunions virtuelles

De plus en plus de réunions virtuelles sont organisées régulièrement dans différentes communautés de propriétaires. Ce qui est surprenant, c'est que la participation aux réunions virtuelles est plus élevée que la participation aux réunions normales en face à face.

Il a également été très productif de voir des propriétaires qui n'étaient pas dans la ville ou même à la campagne se réunir et discuter. Les habitants nous ont remerciés de mettre cette possibilité à la disposition de tous.

Nous vous avons dit à plusieurs reprises que Meridional s'engageait à utiliser des outils technologiques pour aider nos communautés de propriétaires à progresser et à être plus opérationnelles. La preuve en est la mise en œuvre de MyCommunity qui est en constante évolution.

N'hésitez pas à nous contacter dans ce lien et nous serons heureux de vous aider dans ce domaine ou dans tout autre domaine.