Changement d'administrateur dans une communauté de propriétaires

Un processus simple qui peut améliorer de nombreux aspects de la communauté.

Il peut sembler risqué d'écrire un article intitulé "changer l'administrateur d'une association de propriétaires" pour commencer ce blog, mais à Du sud Nous croyons en notre travail et pensons que rien n'est éternel.

Si un administrateur ne remplit tout simplement pas ses fonctions, s'il disparaît au moment où l'on a le plus besoin de lui, ou si l'on constate qu'il retarde l'exécution de certaines tâches et qu'il est lent à terminer son travail, la meilleure chose à faire est de changer d'administrateur. Dans certains cas, l'amélioration de la communauté commence par un changement d'administrateur.

Le processus de changement d'administrateur

Les phases du processus.

Les trois questions qui nous sont toujours posées lorsque nous sommes consultés sur cette procédure sont généralement les suivantes :

Qui est chargé de convoquer l'assemblée des propriétaires ?

Loin de ce que tout le monde suppose, à savoir que c'est l'administrateur qui convoque effectivement les assemblées des propriétaires, la réalité est que le convocateur est le président de la communauté, qui, de toute façon, peut déléguer la communication de l'assemblée des propriétaires à l'administrateur de biens.

Heureusement, il est désormais possible de convoquer par courrier électronique les assemblées générales des propriétaires, qu'elles soient extraordinaires ou non, par le biais de plateformes telles que Zoom dans le respect de toutes les exigences légales

Il peut arriver que le président de la communauté soit injoignable. Il se peut aussi qu'il soit réticent au changement pour une raison ou une autre. Dans ce cas, le droit horizontal de la propriété L'article 16 prévoit qu'une assemblée peut être convoquée avec le consentement du quart (25%) des propriétaires ou avec un coefficient de 25% sur le total de la communauté représentée par les propriétaires. Il stipule expressément que "la convocation des assemblées est faite par le président et, à défaut, par les promoteurs de l'assemblée (...)".

Quels sont les points à inscrire à l'ordre du jour ?

Nous devons partir de l'idée que l'administrateur est en fait comme un autre employé des communautés et que, par conséquent, le processus de changement est soumis aux mêmes exigences que celles que nous prendrions en compte pour le changement de n'importe quel autre service.

Pour effectuer ce changement d'administrateur, une majorité simple de l'assemblée des propriétaires doit voter en faveur de ce changement.

Cette réunion peut être convoquée en session extraordinaire et exclusivement à cette fin.

Afin d'éviter les vices de procédure, l'ordre serait de voter d'abord sur la révocation de l'ancien directeur, puis de procéder au vote sur la nomination du nouveau directeur.

La majorité simple est le résultat nécessaire pour que les deux décisions soient exécutées. De cette manière, il est possible de séparer les deux votes : d'une part le licenciement et d'autre part le nouveau recrutement.

Nous conseillons toujours aux deux parties de se coordonner pour que l'appel aborde cette question.

Est-il indispensable que l'administrateur à révoquer soit présent à la réunion ?

La réponse est qu'il n'a pas le droit d'assister à la réunion et que, par conséquent, la communauté peut refuser la présence de l'administrateur sortant à la réunion qui traitera de sa révocation.

Il ne fait aucun doute que la présence de l'administrateur sortant est un inconvénient pour les propriétaires, qui peuvent ainsi exprimer librement leur opinion et voter, sans aucune pression, sur la gestion de l'administrateur.

Elle confond le fait que dans des situations favorables, la présence de l'administrateur est indispensable au bon déroulement d'une réunion, mais qu'elle ne doit pas être confondue avec un droit en tant que tel.

Comment convoquer une réunion de licenciement et éviter une contestation ?

Comme dans tout autre cas, il est nécessaire de tenir compte d'un ordre de questions pour que la réunion soit considérée comme correctement convoquée, tel que le suivant :

• Préciser qui convoque la réunion.
• Que le jour et l'heure de la première et de la deuxième citation à comparaître apparaissent.
• Indiquer le lieu de la réunion.
• Dressez la liste des points de l'ordre du jour qui seront discutés.

Ce à quoi ressemble un changement d'administration dans la réalité.

Pour ceux d'entre nous qui travaillent dans l'administration, il s'agit d'un problème courant et nous connaissons bien le processus.

Le plus normalement du monde, et c'est un cas de figure fréquent, c'est qu'un membre de la communauté nous contacte (soit par courrier, soit en venant au bureau, soit par téléphone), afin que nous puissions lui donner des conseils sur la manière de changer d'administrateur avant que l'administrateur actuel ne soit démis de ses fonctions.

Si la confiance est transmise, la prochaine chose qu'il nous demandera de faire sera de convoquer l'assemblée des propriétaires, voire d'y assister. Lorsque Meridional est sollicité pour ce type d'action, nous nous mettons évidemment au travail. Le moment venu, nous y allons, nous nous présentons, nous levons les doutes et nous quittons la réunion pour ne pas interférer dans le débat et le vote qui s'ensuit.

Ce type de conseil préalable est totalement gratuit. Nous comprenons également qu'au-delà de l'avantage commercial, il existe une communauté de propriétaires qui traverse un moment de compromission et qui a besoin d'aide pour stabiliser une situation ou même maintenir les services nécessaires.

Chez Meridional, nous pensons que pour réussir le processus de changement, il faut que ce soit un professionnel qui réalise, gère et contrôle cette procédure du début à la fin..

Une communauté de voisins liée à un administrateur inefficace ou un changement en faveur d'un administrateur proactif ?

C'est l'une des premières questions que nous devrions nous poser si nous constatons que, depuis un certain temps, rien ne fonctionne bien dans notre communauté. Quelques réflexions supplémentaires sur la relation entre les associations de propriétaires et les administrateurs de biens nous amènent toujours à réfléchir au travail fondamental d'un administrateur de biens efficace, au-delà du paiement des factures et de la réclamation des débiteurs.

Les "mauvaises choses connues" sont-elles vraiment meilleures que les nouvelles choses à connaître dans le domaine de la gestion immobilière ? Nous ne cessons de nous étonner du nombre de personnes qui sont réellement mécontentes de la manière dont leurs communautés de logement sont gérées.

La transparence est la base de la confiance dans l'administrateur.

L'insatisfaction des gestionnaires porte non seulement sur les réparations et l'entretien, mais aussi sur les coûts de ces travaux et sur les coûts d'exploitation. des marchés publics transparents des professionnels qui travailleront dans notre communauté.

Souvent, les administrateurs eux-mêmes sont également fournisseurs d'autres services essentiels pour la communauté, et la bonne pratique consistant à demander et à comparer plusieurs devis est abandonnée. Par habitude, on laisse en place ce qui existe déjà et on n'analyse pas d'autres options qui pourraient être plus pratiques ou plus économiques.

Une mauvaise gestion des communautés ne nous donne pas seulement l'impression d'être dans un environnement que nous n'aimons pas ou qui est malsain pour les propriétaires, mais elle peut aussi avoir un impact important sur la valeur de nos maisons.

Chez Meridional, nous nous soucions des personnes qui vivent dans les communautés.

Cela peut sembler être de la publicité, mais chez Meridional, nous nous impliquons, nous croyons en l'esprit de service, en étant proactifs, en écoutant et en répondant aux préoccupations des communautés, en donnant de la transparence aux processus de sélection des fournisseurs, en informant à temps sur le déroulement de certaines procédures, sur l'avancement d'une réparation ou sur le fait qu'une panne a été résolue.

Nous ne faisons rien de nouveau ou de surprenant, nous faisons simplement ce qui est essentiel pour une communauté et nous le faisons bien, de manière transparente et avec une équipe très impliquée. C'est ce qui nous différencie. Il n'y a pas d'autre astuce.

Chez Meridional, nous avons créé notre propre bureau, lumineux, convivial et toujours ouvert. Nous traitons directement avec vous, il n'y a pas de chaîne de consultations internes qui nous rendraient plus lents que raisonnable. C'est aussi simple que cela : nous sommes toujours là et nous sommes ce que vous voyez.

Il n'y a pas deux communautés identiques

Nous sommes également conscients qu'il n'existe pas deux communautés identiques. Nous adaptons nos services à chaque communauté, à chaque particularité, à chaque besoin. Chaque communauté a une approche différente parce qu'elle a des besoins différents ; cela nous permet d'être un administrateur de biens efficace parce que nous n'appliquons pas la même recette pour des problèmes différents.

Améliorer le bien-être en changeant de manager

Changer les choses est la seule façon de procéder, mais le problème, dans de nombreux cas, est l'inertie des années et la complexité du processus de changement d'administrateur qui, à première vue, peut contribuer à améliorer notre bien-être, si ce n'est le créer directement. Choisir un gestionnaire avec services supplémentaires qui facilitent notre qualité de vie, est une autre façon d'améliorer notre qualité de vie.

Oui, cela peut être compliqué, mais ce n'est pas toujours le cas : vous serez peut-être surpris de constater qu'une fois que vous aurez entamé la conversation sur la possibilité d'un changement, les gens seront prêts à vous aider et s'impliqueront dans la recherche d'une nouvelle gestion de la communauté.

En outre, nous constatons toujours qu'en fin de compte, l'inertie ne peut que causer davantage de dommages et qu'aucun "mauvais connu" n'est meilleur !

Nous espérons que cet article vous a intéressé et que nous avons pu répondre à certaines de vos questions ou de vos doutes. Si c'est le cas, nous nous réjouissons de vous lire.

Si vous avez besoin de changer l'administrateur de votre communauté de propriétaires, vous pouvez nous demander un devis et nous vous dirons dans quelle mesure il vous sera possible de gérer votre communauté. N'hésitez pas à nous contacter nous contacter.

Chaque communauté est unique et nous la traitons comme telle, en établissant des budgets hautement personnalisés et en tenant compte des objectifs et des besoins de chaque communauté.