quelles sont les fonctions de l'administrateur d'une association de propriétaires ?

Bonjour à nouveau sur le blog de Du sud. Aujourd'hui, nous allons parler des fonctions, de la gestion et des métiers d'un administrateur de biens qui est en charge d'une communauté de propriétaires. Ces fonctions sont très importantes et essentielles pour le bon fonctionnement de la communauté.

Communautés et administrateur

Nous savons tous qu'il est essentiel de garder un contrôle exhaustif sur toutes les questions qui concernent le fonctionnement quotidien d'une communauté de voisinage. Qu'il s'agisse des relations avec les administrations publiques, du maintien en bon état de l'immeuble ou de la surveillance de la solvabilité économique de la communauté, nul n'est mieux placé qu'un administrateur de biens pour s'occuper, avec le plus grand professionnalisme et la plus grande rigueur, de toutes ces questions qui revêtent une grande importance pour les locataires et les propriétaires de l'immeuble.

Qu'est-ce qu'un administrateur de biens ?

Comment définir un administrateur de biens ? Bien que nous puissions nous faire une idée générale à partir de ce que nous avons dit au début, il est bon d'être un peu plus précis afin de mieux comprendre.

Ainsi, on peut dire que les administrateurs de biens sont chargés de travailler sur les questions financières et réglementaires essentielles à l'entretien et à la gestion des communautés, à la demande des propriétaires de biens municipaux ou ruraux, ou par résolution d'une assemblée de propriétaires.

En bref, il s'agit de professionnels qui se consacrent à la gestion générale des associations de propriétaires.

Ces administrateurs doivent être obligatoirement enregistrés auprès de la organismes professionnels provinciaux où ils exercent leur fonction.

Que gère un administrateur de biens ?

Au sein d'une association de propriétaires, il existe de nombreuses domaines L'administrateur de biens doit s'occuper d'un certain nombre de tâches pour assurer le bon fonctionnement de l'immeuble. Nous allons donc subdiviser l'ensemble des tâches de l'administrateur de biens en trois grands domaines, qui sont décrits ci-dessous.

Comptabilité économique et conseil

En tant que gestionnaire du compte de la communauté, il est responsable de la facturation et de l'encaissement, généralement par domiciliation, des taxes ordinaires et extraordinaires fixées par la communauté.
 

Il est également responsable de la garde des fonds communautaires, les conservant à la disposition de la communauté, dans les mains des personnes autorisées par le comité directeur.

En tant que responsable du paiement des cotisations, il/elle doit contrôler, réclamer et gérer les reçus générés pour tout concept et paiement en attente.
 

Il doit également tenir à jour les comptes de la communauté des propriétaires en les ouvrant selon les normes habituelles et les règles économiques. Bien entendu, il doit permettre au président de la communauté d'accéder à ces comptes le cas échéant. Outre le contrôle des dépenses et des recettes, il doit également être responsable de la préparation du budget annuel de la communauté.
 

En tant que gestionnaire de la communauté, ses fonctions comprennent également l'exécution des accords adoptés par l'assemblée des propriétaires et l'établissement des contrats civils ou commerciaux nécessaires au développement normal de l'activité de la communauté des propriétaires (contrats de travaux, de fourniture de services, de location, etc.)
 

Enfin, le community manager conseille la communauté des propriétaires sur les questions relatives à la copropriété, aussi souvent que nécessaire.

Secrétariat communautaire Domaine

Lorsqu'une communauté de propriétaires engage un administrateur de biens, ce dernier assume normalement le rôle de secrétaire de la communauté. En conséquence, il se verra attribuer une série de compétences qui lui seront déléguées pour leur gestion.

Il doit notamment préparer et envoyer les convocations aux réunions, tant ordinaires qu'extraordinaires. En outre, il sera chargé de fournir aux voisins les informations jointes aux convocations, conformément à ce qui a été convenu avec la communauté.

En tant que secrétaire, il/elle assistera aux réunions ordinaires et extraordinaires, et rédigera le procès-verbal des réunions avec une transcription détaillée dans le livre correspondant, en envoyant une copie à chacun des propriétaires.

Il sera également chargé de rédiger et d'envoyer les circulaires, lettres, courriers, etc. nécessaires aux propriétaires, aux organismes publics, aux entités privées, etc. E tant aux propriétaires qu'aux organismes publics, privés, etc.

La fonction de secrétaire habilite l'administrateur à tenir et à sauvegarder le registre des procès-verbaux, en assurant la conservation pendant cinq ans des avis, communications, procurations et autres documents pertinents résultant des assemblées.

Gestion immobilière et zone de conservation

Pour conclure, nous rendrons compte des fonctions liées à la gestion et à l'entretien de la communauté qui sont généralement exercées par un administrateur.

Il est responsable de l'attribution ou du remplacement des services et des fournitures, conformément à l'accord et à l'autorisation de la Communauté des propriétaires.
 

Il s'occupera également des alertes de pannes et d'accidents, en établissant ce qui est nécessaire pour résoudre la situation, soit par le biais des différents services techniques contractés, soit par ceux que l'association des propriétaires désigne comme étant de confiance.
 

Dans le prolongement de ce qui précède, elle surveille tout incident survenant dans le bâtiment, en plus de la compagnie d'assurance de la communauté. Il peut également traiter les déclarations à la police pour les délits de dégradation, de vol, de vandalisme ou d'actes de malveillance, ainsi que pour toute autre infraction pénale causant des dommages aux biens de l'association de résidents.
 

Au quotidien, il/elle sera chargé(e) de l'exécution des travaux et des travaux ordinaires de conservation et d'entretien, en gérant les budgets des services avec les différents fournisseurs.

Enfin, et en plus de toutes ces tâches de gestion, l'administrateur communautaire peut, en accord avec les voisins, remplacer le président lors des réunions au cours desquelles ce dernier est absent ou dans l'impossibilité d'agir en tant que tel.