Vorteile der Durchführung virtueller Eigentümerversammlungen

In Meridional Wir wissen, dass das digitale Zeitalter uns große Fortschritte und Erleichterungen bei der Kommunikation im Alltag gebracht hat, insbesondere während dieser Pandemie: vom Online-Unterricht bis hin zu Online-Besprechungen.

Insbesondere in unserem Bereich der Immobilienverwaltung profitieren wir dank dieser neuen technologischen Hilfsmittel unter anderem von den Vorteile virtueller Eigentümerversammlungen bequem von zu Hause aus. 

Der Einsatz von Kommunikations-Apps zur Durchführung virtueller Eigentümerversammlungen, die angesichts der anhaltenden COVID-19-Pandemie unverzichtbar sind, ist für uns eine große Hilfe. Es ist außerdem wichtig zu erwähnen, dass die überwiegende Mehrheit dieser Apps kostenlos und leicht zugänglich ist.

Welche Vorteile bieten virtuelle Eigentümerversammlungen?

Wenn wir eine virtuelle Gemeinschaft mit den übrigen Eigentümern unserer Wohnanlage oder unseres Wohnkomplexes gründen wollen, benötigen wir in erster Linie die Zustimmung der Nachbarn durch eine Abstimmung.

Diese Art der Durchführung virtueller Eigentümerversammlungen ist einfach und würde uns allen zugutekommen, da wir so vermeiden könnten, unser Zuhause zu verlassen. Auf diese Weise verhindern wir eine Ansteckung mit COVID-19 und können uns auf angenehmere Weise verständigen.

Nachdem wir über die Einführung dieser virtuellen Unterrichtsform abgestimmt haben, müssen zudem bestimmte Kriterien berücksichtigt werden. Diese Kriterien werden uns helfen, die Vorteile virtueller Eigentümerversammlungen, von denen wir im Folgenden einige nennen möchten.

1. Es ist kostenlos

Zunächst muss man sich bei einer der kostenlosen Plattformen oder Webanwendungen registrieren. Ab Zoom Zu Meet oder eine andere sichere Möglichkeit. Auf diese Weise können wir es genießen, uns mit unseren Nachbarn zu unterhalten und mit ihnen zu interagieren – ganz bequem von zu Hause aus.

2. Ziel: Probleme lösen

Auf diese Weise kann die gesamte Gemeinschaft in die Lösung dringender Probleme einbezogen werden. Es ist wichtig, dass wir alle über die Geschehnisse in unserer Gemeinschaft informiert sind und eingreifen können.

Auf diese Weise sind wir alle als Anwohner dazu aufgerufen, Ideen oder Lösungen für diese Probleme beizusteuern. Uns aktiv für unsere Gemeinschaft zu engagieren, ist eines der Vorteile virtueller Eigentümerversammlungen.

3. Virtuelle Besprechungen von überall aus

Auch wenn wir uns aufgrund der COVID-19-Pandemie außerhalb unseres Wohnortes befinden, können wir dennoch miteinander in Kontakt bleiben. Auf diese Weise können wir konkrete Gespräche mit unseren Nachbarn führen – sei es von zu Hause aus oder von jedem Ort der Welt aus.

Außerdem vermeiden wir Unstimmigkeiten zwischen den Eigentümern, falls die Versammlung abgesagt werden muss. Denn manche Präsenzversammlungen finden oft weit entfernt von unseren Wohnungen statt. 

4. Einfacher Zugang

Wenn ein Termin vereinbart wird, müssen wir festlegen, auf welcher Plattform oder in welcher Webanwendung dieser stattfinden soll. Wir müssen lediglich ein Benutzerkonto erstellen und uns in die Videokonferenz oder den Chat einloggen, um mit den Eigentümern zu kommunizieren.

Es ist wichtig zu wissen, dass wir für solche Treffen über unser Tablet, unseren Laptop, unseren PC oder unser Smartphone teilnehmen können.

5. Zugang und Informationsverbreitung

Der Verwalter, der Vorsitzende oder die Mitglieder des Verwaltungsbeirats unserer Wohnanlage werden viele Erleichterungen haben. Sie können uns die Informationen präzise übermitteln. Daher haben sie vor der Vorbereitung einer Sitzung den Vorteil, ihre Notizen griffbereit zu haben.

In diesen Unterlagen müssen die Gründe für die Einberufung, mögliche Fallbeispiele sowie Lösungen für die Probleme, die Gegenstand dieser virtuellen Eigentümerversammlung sind, aufgeführt sein.

Zudem steht den Eigentümern eine festgelegte Frist zur Verfügung, um etwaige Probleme oder Sachverhalte zu melden und um eine Erörterung dieser zu beantragen.

7. Datenschutz und Sicherheit

Diese Treffen werden privat organisiert. So können wir virtuelle Treffen auf sichere Weise abhalten. Wir als Mitglieder erhalten Zugang dazu über eine Einladung, die an unsere persönliche E-Mail-Adresse gesendet wird. Allerdings hängt alles davon ab, welche App wir für die Einladungen nutzen.

Außerdem können wir über unser Gmail- oder Hotmail-Konto Dateien im Zusammenhang mit der Sitzung speichern. 

8. Effektive Kommunikation

Durch diese Vorträge werden wir eine effektive Kommunikation erreichen. Wir werden unsere Meinungen und Ideen austauschen und auch Fragen zu bestimmten Themen klären. Darüber hinaus können Präsentationen mit Bildern und Schemata gehalten werden, um die zu behandelnden Themen zu veranschaulichen. 

8. AufnahmeMontage der Verbindungen

Die Sitzungen können für diejenigen Nachbarn aufgezeichnet werden, die nicht an der Sitzung teilnehmen können. Auf diese Weise vermeiden wir mögliche Beschwerden seitens dieser Nachbarn. Außerdem käme dies auch den Personen zugute, die an der Sitzung teilgenommen haben.

Denn sie werden wieder einfachen Zugang zu den Informationen haben. Auf diese Weise könnten wir alle die Vorteile virtueller Eigentümerversammlungen.

8. Verfügbarkeit nach Zeitplan

Wir sollten einen flexiblen Zeitplan festlegen, der sich nach der Verfügbarkeit der Bewohner richtet. Auf diese Weise können wir mögliche Termine und Uhrzeiten für die Treffen ermitteln.

Dazu können wir eine Umfrage in Google Forms erstellen, bei der es sich im Grunde genommen um ein Formular handelt. Dieses muss von jedem von uns als Eigentümer ausgefüllt werden.

9. Webanwendungen oder Webplattformen

Nachdem wir die Verfügbarkeit der Termine geklärt haben, müssen wir entscheiden, wo diese Vorträge stattfinden sollen. Eine erste Benachrichtigung könnte über eine WhatsApp- oder Telegram-Gruppe erfolgen.

Anschließend geben wir den Termin und die Plattform bekannt, auf der die virtuelle Versammlung stattfinden wird: Google Meet, Zoom oder sogar Skype. Auf diese Weise haben alle Eigentümer Zugang zu den Einladungen, da es sich um kostenlose und öffentlich zugängliche Plattformen handelt.

11. Virtuelle Abstimmungen

Wir können während der Versammlung gültige Abstimmungen und Umfragen durchführen. Es gibt eine ausreichende rechtliche Grundlage dafür, dass Abstimmungen und Beschlüsse, die in einer virtuellen Sitzung gefasst werden, genauso gültig sind wie bei einer Präsenzsitzung.

12. Vermeiden Menschenansammlungen

Wenn wir die Online-Variante nutzen, vermeiden wir Menschenansammlungen unter den Eigentümern. Dies wäre also einer der vielen Vorteile, die Online-Eigentümerversammlungen bieten. Zudem würden wir das Risiko einer Ansteckung mit COVID-19 verringern.

Bei Präsenztreffen wäre die Ansteckungsrate höher. Grund dafür ist der körperliche Kontakt, wenn man einen Nachbarn begrüßt, ein Protokoll unterzeichnet oder sogar einen Bericht übergibt.

Heutzutage dreht sich alles um die digitale Kommunikation. Deshalb müssen wir uns als Gesellschaft täglich neu erfinden und ständig innovativ sein. Wenn es uns als Gemeinschaft gelingt, unter allen Umständen standhaft zu bleiben, werden wir eine effektive Kommunikation erreichen und unsere Aktivitäten weiterentwickeln können.