Vorteile der Durchführung virtueller Eigentümerversammlungen

En Süd sabemos que la era digital nos ha dado grandes avances y facilidades para la comunicación en nuestro día a día y más durante esta pandemia: desde las clases virtuales hasta las reuniones de trabajo online.

En concreto en nuestro sector de la administración de fincas y gracias a estas nuevas herramientas tecnológicas, estamos disfrutando, entre otros, de los beneficios de realizar juntas de propietarios virtuales desde la comodidad de nuestro hogar. 

Implementar el uso de aplicaciones de comunicación para llevar a cabo juntas de propietarios virtuales, que son imprescindibles mientras el COVID-19 sigue presente, nos está siendo de gran ayuda. También es importante señalar que la gran mayoría son gratis y de fácil acceso.

¿Qué beneficios tiene realizar juntas de propietarios virtuales?

Si queremos crear una comunidad virtual con el resto de los propietarios de nuestra finca o complejo, principalmente necesitamos la aprobación de los vecinos mediante una votación.

Esta modalidad de realizar juntas de propietarios virtuales es sencilla y nos beneficiaría a todos, ya que evitaríamos salir de nuestro hogar. De esta manera, impediremos el contagio por COVID-19 y nos entenderíamos de forma más amena.

Asimismo, después de que hayamos realizado una votación para aprobar esta modalidad virtual, es necesario tener en cuenta ciertos criterios. Estos criterios nos ayudarán a comprender las ventajas de las juntas de propietarios virtuales, de las cuales podemos nombrar algunas a continuación.

1. Es gratis

Lo primero es darse de alta en alguna de las plataformas o aplicaciones web gratuitas. Desde Zoom Zu Meet o cualquiera que sea segura. De esta forma, disfrutaremos conversando e interactuando con nuestros vecinos desde la comodidad de nuestro hogar.

2. Objetivo solucionar problemas

Es una manera de involucrar a toda la comunidad a la hora de solucionar problemas que no admiten demora. Es necesario que todos estemos al tanto de lo que sucede en nuestra comunidad y poder intervenir.

De esta manera todos los vecinos nos vemos en el deber de aportar ideas o soluciones para estos problemas. Comprometernos positivamente con nuestra comunidad, es uno de los beneficios de las juntas de propietarios virtuales.

3. Reuniones virtuales en cualquier lugar

Aunque nos encontremos fuera de nuestra zona de residencia debido a la pandemia del COVID-19, igual podemos conectarnos. De esta forma, tendremos conversaciones concretas con nuestros vecinos. Bien sea desde nuestro hogar o en cualquier parte del  mundo.

Asimismo, evitaremos disgustos entre propietarios, en el caso de que la convocatoria deba ser cancelada. Porque, algunas reuniones presenciales suelen ser realizadas lejos de nuestras viviendas. 

4. Fácil acceso

En el caso de concretar alguna reunión, tenemos que definir en qué plataforma o aplicación web se llevará a cabo. Solo debemos crear un usuario y acceder a la videoconferencia o al chat para interactuar con los propietarios.

Es importante saber que para celebrar este tipo de encuentros podemos ingresar desde nuestra Tablet, portatil, PC o nuestro móvil.

realizar juntas de propietarios virtuales

5. Acceso y distribución de la información

El administrador, el presidente o los miembros de la junta de nuestra comunidad contarán con muchas facilidades. Podrán hacernos llegar la información de forma precisa. Por ende,  los mismos antes de preparar alguna reunión, tendrán la facilidad de tener a la mano sus apuntes.

Dentro de estos documentos, deben estar recogidos los motivos de convocatoria, las posibles casuísticas, o las soluciones a los problemas objeto de esa junta virtual de propietarios.

Asimismo, los propietarios dispondrán de un tiempo establecido para comunicar cualquier problema o situación y solicitar poder debatir acerca de ello.

7. Privacidad y seguridad

Estas reuniones se establecerán de forma privada. Así podríamos disfrutar de juntas virtuales de forma segura. Nosotros como miembros, tendremos acceso a la misma por medio de una invitación enviada a nuestro correo personal. Aunque todo depende de que aplicación manejemos para las convocatorias.

También, por medio de nuestra cuenta Gmail o Hotmail, podemos guardar archivos referentes a la junta. 

8. Comunicación efectiva

Mediante estas conferencias lograremos tener una comunicación efectiva. Compartiremos nuestras opiniones, ideas y también aclararemos dudas con respecto a algún tema. Además, también se pueden realizar presentaciones con imágenes y esquemas para señalar los temas a tratar. 

8. Grabación de las juntas

Las reuniones pueden ser grabadas para los vecinos que no logren acceder al encuentro. Así, evitaremos posibles quejas por parte de los mismos. Además de que esto también beneficiaría a las personas que estuvieron en la reunión.

Porque tendrán la facilidad de acceder a la información nuevamente. De este modo, podríamos apreciar todos los beneficios de las juntas de propietarios virtuales.

8. Disponibilidad de horario

Debemos establecer un horario flexible, que se adapte a la disponibilidad de los residentes. De esta forma, determinaremos cuales pueden ser las posibles fechas y horas en las que se realizarán las reuniones.

Para ello,  podemos crear una encuesta en Google Forms, que no es más que un formulario. El mismo, debe ser llenado por cada uno de nosotros como propietarios.

9. Aplicaciones o plataformas web

Luego de determinar la disponibilidad de horarios, tenemos que decidir donde se llevarán a cabo dichas conferencias. Una primera notificación pueden ser a través de un grupo de Whatsapp o Telegram.

Después indicaremos el horario y la plataforma donde realizar la junta virtual : Google Meet, Zoom e incluso Skype. De esta forma, todos los propietarios tendremos acceso a las convocatorias ya que son plataformas gratuitas y abiertas.

11. Votaciones virtuales

Podemos realizar votaciones y encuestas durante la junta con toda validez. Existe cobertura legal suficiente para que las votaciones y acuerdos que se tomen en una reunión virtual sean tan válidos como si fuese presencial.

12. Evitar aglomeraciones

Si utilizamos la modalidad online, evitaremos la aglomeración de los propietarios. Por ende, este sería uno de todas las ventajas que tienen las juntas de propietarios en línea. Asimismo, estaríamos disminuyendo el riesgo de contagio por COVID-19.

En reuniones presenciales, tendríamos un mayor índice de propagación del virus. Debido al contacto físico al momento de saludar a un vecino, firmar algún acta o incluso al entregar algún informe.

Actualmente, el mundo gira en torno a la comunicación digital. Por ello, diariamente debemos reinventarnos como sociedad y estar en constante innovación. Si logramos como comunidad mantenernos firmes frente a cualquier circunstancia, alcanzaremos una comunicación efectiva y el desarrollo de las actividades.

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