Avantages des assemblées générales virtuelles

Dans Meridional Nous savons que l'ère numérique nous a apporté de grandes avancées et facilité considérablement la communication au quotidien, et ce d'autant plus pendant cette pandémie : des cours en ligne aux réunions de travail en ligne.

Plus précisément, dans notre secteur de la gestion immobilière et grâce à ces nouveaux outils technologiques, nous bénéficions, entre autres, des Avantages des assemblées générales virtuelles depuis le confort de notre domicile. 

Le recours aux applications de communication pour organiser des assemblées générales virtuelles, qui sont indispensables tant que la pandémie de COVID-19 perdure, nous est d’une grande aide. Il est également important de souligner que la grande majorité d’entre elles sont gratuites et faciles d’accès.

Quels sont les avantages des assemblées générales virtuelles ?

Si nous souhaitons créer une copropriété virtuelle avec les autres propriétaires de notre immeuble ou de notre complexe, nous devons avant tout obtenir l'accord des voisins par le biais d'un vote.

Cette formule d'assemblée générale virtuelle est simple et serait bénéfique pour nous tous, car elle nous éviterait de sortir de chez nous. Nous pourrions ainsi prévenir la propagation du COVID-19 et échanger de manière plus conviviale.

De même, une fois que nous aurons procédé à un vote pour approuver ce mode d'enseignement à distance, il faudra tenir compte de certains critères. Ces critères nous aideront à comprendre les Avantages des assemblées générales virtuelles, dont nous pouvons en citer quelques-unes ci-dessous.

1. C'est gratuit

La première chose à faire est de s'inscrire sur l'une des plateformes ou applications web gratuites. À partir de Zoom à Rencontrez ou toute autre solution sûre. Ainsi, nous pourrons discuter et échanger avec nos voisins en toute tranquillité, depuis le confort de notre domicile.

2. Objectif : résoudre les problèmes

C'est un moyen de mobiliser l'ensemble de la copropriété pour résoudre des problèmes qui ne peuvent attendre. Il est nécessaire que nous soyons tous au courant de ce qui se passe dans notre copropriété et que nous puissions intervenir.

Ainsi, nous, tous les habitants, avons le devoir d'apporter des idées ou des solutions à ces problèmes. S'engager de manière constructive au sein de notre copropriété est l'un des avantages des assemblées générales virtuelles.

3. Réunions en ligne, où que vous soyez

Même si nous nous trouvons loin de chez nous en raison de la pandémie de COVID-19, nous pouvons tout de même rester en contact. Cela nous permettra d'avoir des échanges concrets avec nos voisins, que ce soit depuis chez nous ou n'importe où dans le monde.

De même, nous éviterons ainsi tout désagrément entre propriétaires, au cas où la réunion devrait être annulée. En effet, certaines réunions en présentiel ont souvent lieu loin de nos domiciles. 

4. Accès facile

Si une réunion est organisée, nous devons déterminer sur quelle plateforme ou application web elle se déroulera. Il suffit de créer un compte et d'accéder à la visioconférence ou au chat pour échanger avec les propriétaires.

Il est important de savoir que pour participer à ce type de réunions, nous pouvons nous connecter depuis notre tablette, notre ordinateur portable, notre PC ou notre téléphone portable.

5. Accès et diffusion de l'information

Le syndic, le président ou les membres du conseil syndical de notre copropriété bénéficieront de nombreux avantages. Ils pourront nous transmettre des informations précises. Ainsi, avant de préparer une réunion, ils auront la possibilité d'avoir leurs notes à portée de main.

Ces documents doivent mentionner les motifs de la convocation, les cas de figure éventuels ou les solutions aux problèmes faisant l'objet de cette assemblée virtuelle des copropriétaires.

De même, les propriétaires disposeront d'un délai défini pour signaler tout problème ou toute situation et demander à en discuter.

7. Confidentialité et sécurité

Ces réunions seront organisées en privé. Nous pourrons ainsi participer à des réunions virtuelles en toute sécurité. En tant que membres, nous y aurons accès grâce à une invitation envoyée à notre adresse e-mail personnelle. Tout dépendra toutefois de l'application que nous utiliserons pour les convocations.

De plus, via notre compte Gmail ou Hotmail, nous pouvons enregistrer des fichiers relatifs à la réunion. 

8. Une communication efficace

Ces conférences nous permettront d'établir une communication efficace. Nous partagerons nos opinions et nos idées, et nous clarifierons également les doutes concernant certains sujets. De plus, il sera possible de réaliser des présentations accompagnées d'images et de schémas afin de mettre en évidence les thèmes à aborder. 

8. Grabassemblage des joints

Les réunions peuvent être enregistrées pour les voisins qui ne parviennent pas à y assister. Nous éviterons ainsi d'éventuelles plaintes de leur part. De plus, cela profiterait également aux personnes qui ont assisté à la réunion.

Car ils pourront à nouveau accéder facilement à ces informations. Ainsi, nous pourrions apprécier tous les les avantages des assemblées générales virtuelles.

8. Disponibilité des horaires

Nous devons mettre en place un horaire flexible, adapté aux disponibilités des résidents. Nous pourrons ainsi déterminer les dates et horaires possibles pour les réunions.

Pour cela, nous pouvons créer un sondage sur Google Forms, qui n'est rien d'autre qu'un formulaire. Ce formulaire doit être rempli par chacun d'entre nous en tant que propriétaires.

9. Applications ou plateformes web

Une fois les disponibilités horaires déterminées, nous devons décider où se tiendront ces conférences. Une première annonce peut être faite via un groupe WhatsApp ou Telegram.

Nous vous communiquerons ensuite l'horaire et la plateforme sur laquelle se tiendra la réunion virtuelle : Google Meet, Zoom ou même Skype. Ainsi, tous les propriétaires auront accès aux convocations, car il s'agit de plateformes gratuites et ouvertes à tous.

11. Votes en ligne

Nous pouvons procéder à des votes et à des sondages en toute légalité pendant la réunion. Le cadre juridique est suffisamment clair pour que les votes et les décisions pris lors d'une réunion virtuelle aient la même validité que s'ils avaient été pris en présentiel.

12. Éviter agglomérations

En optant pour le format en ligne, nous éviterons les rassemblements de copropriétaires. Il s'agit donc là d'un des nombreux avantages des assemblées de copropriétaires en ligne. De plus, nous réduirions ainsi le risque de contamination par la COVID-19.

Lors de réunions en présentiel, le taux de propagation du virus serait plus élevé. En effet, il y a un contact physique lorsque l'on salue un voisin, que l'on signe un procès-verbal ou même que l'on remet un rapport.

Aujourd'hui, le monde tourne autour de la communication numérique. C'est pourquoi, en tant que société, nous devons chaque jour nous réinventer et innover sans cesse. Si, en tant que copropriété, nous parvenons à rester fermes face à toutes les circonstances, nous parviendrons à une communication efficace et au bon déroulement de nos activités.