13 Tipps für eine virtuelle Eigentümerversammlung

Vor einem Monat fand bei Meridional unsere erste virtuelle Eigentümerversammlung statt. Diese „Virtual Extraordinary General Meeting“, die wir als VEGM oder „Virtuelle außerordentliche Hauptversammlung“ bezeichnet haben, war eine großartige Erfahrung und zugleich ein voller Erfolg. Sowohl den Eigentümern als auch unserem gesamten Team (an vier verschiedenen Standorten) würde es nichts ausmachen, dies zu wiederholen.

Warum virtuelle Eigentümerversammlungen?

Unser oberstes Anliegen ist es stets, uns um die Menschen zu kümmern, die alle unsere Eigentümergemeinschaften bilden. Die aktuelle Situation, die wir aufgrund der während der Covid-19-Krise verhängten Einschränkungen erleben, hat uns dazu veranlasst, diese Art von virtueller Eigentümerversammlung als Alternative zu den regulären ordentlichen Versammlungen zu entwickeln.

Obwohl virtuelle Eigentümerversammlungen im geltenden Gesetz über das Wohnungseigentum (LPH) in keiner Weise vorgesehen sind, ist es möglich, deren Abhaltung unter bestimmten Voraussetzungen vorzuschlagen, wobei die erste Voraussetzung die Zustimmung und einstimmige Einigung aller Eigentümer ist.

Welches Online-Tool haben wir für die virtuellen Besprechungen genutzt?

Bei Meridional haben wir uns für ZOOM als Tool entschieden, um den Verwalter mit allen Eigentümern zu verbinden. Außerdem haben wir bei Meridional beschlossen, in den Tagen zuvor mehrere Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass der Chatraum einwandfrei funktionierte und alle Eigentümer sich problemlos einloggen konnten.
Am Tag der virtuellen Eigentümerversammlung haben wir den Chatraum bereits eine Stunde vor Beginn der Versammlung geöffnet, um eventuelle Probleme zu beheben, die andere Eigentümer beim Einloggen haben könnten. Wir wollten sichergehen, dass alles reibungslos ablaufen würde.

13 Tipps für einen erfolgreichen Videoanruf

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich an einem ruhigen Ort befinden.
2. Bleiben Sie in der Nähe Ihres WLAN-Routers
3. Halten Sie das Ladegerät des Geräts bereit, das Sie für den Anruf verwenden möchten.
4. Sagen Sie den anderen Personen in Ihrem Haushalt Bescheid, dass Sie an einem Videoanruf teilnehmen werden.
5. Überprüfen Sie die übrigen Geräte, die WLAN nutzen, und schalten Sie diejenigen aus, die Sie nicht benötigen.
6. Bitte überprüfen Sie, ob Ihr Mikrofon und Ihre Lautsprecher ordnungsgemäß funktionieren.
7. Wenn Sie an der virtuellen Eigentümerversammlung teilnehmen, stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Mikrofon und Ihre Kamera ausgeschaltet sind, und schalten Sie diese erst ein, wenn Sie bereit sind und sich zu Wort melden möchten.
   spezifische Empfehlungen für jede Versammlung der Eigentümergemeinschaft
8. Anstatt sich mit Ihrer üblichen Zoom-ID in die Besprechung einzuloggen, geben Sie bitte zunächst Ihre Hausnummer, dann Ihre Wohnungsnummer und anschließend Ihren Nachnamen ein. Beispiel: Bl 1 Apt 1 Frau Smith. Hier finden Sie eine Erklärung dazu https://youtu.be/mxgiCD1tklc
9. Falls Sie noch kein Zoom-Konto haben, befolgen Sie bitte die Anweisungen im folgenden Video. Es ist ganz einfach und intuitiv. https://youtu.be/xSVDQiby1DI
10. Wenn Sie die Audio- und Videoeinstellungen Ihres Geräts konfigurieren möchten, finden Sie hier eine Anleitung, in der erklärt wird, wie das geht. https://youtu.be/Cnyh0kN38ug
11. Achten Sie beim Anschließen der Kamera auf Ihre Privatsphäre und Ihre Intimsphäre. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Zuhause oder andere Personen im Hintergrund zu sehen sind, können Sie einen virtuellen Hintergrund einblenden. In diesem Video erklären wir Ihnen, wie das geht. https://youtu.be/_lKe4tg37qQ
12. Wenn Sie bei der virtuellen Eigentümerversammlung das Wort ergreifen möchten, müssen Sie virtuell die Hand heben, und der Moderator wird Ihnen in den vorgesehenen Redebeiträgen das Wort erteilen. Um Unannehmlichkeiten für alle zu vermeiden, sind die Mikrofone stummgeschaltet; daher ist es unbedingt erforderlich, die Hand zu heben, um sich zu Wort zu melden.
    In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie während der Besprechung die Hand heben https://youtu.be/–PwGLZ-TNw
13. Wenn Sie für diese Besprechung Ihr Smartphone nutzen, kann es vorkommen, dass ein eingehender Anruf oder eine eingehende Nachricht die Verbindung zum Konferenzraum unterbricht. Wenn Sie dies vermeiden möchten, schalten Sie Ihr Smartphone in den „Nicht stören“-Modus.
    

Aus Sicherheitsgründen sollten Sie, falls Sie bereits Zoom nutzen, auf die neueste verfügbare Version aktualisieren. Hier finden Sie den Link zum Zoom-Download-Center https://zoom.us/support/download

Vorteile virtueller Besprechungen

In verschiedenen Eigentümergemeinschaften finden virtuelle Versammlungen zunehmend als normale Praxis statt. Überraschend ist, dass die Teilnahme an den virtuellen Versammlungen höher ist als die Teilnahme an den üblichen Präsenzversammlungen.

Es war auch sehr bereichernd, die Eigentümer, die nicht in der Stadt oder gar nicht im Land waren, alle zusammen in einer Diskussion zu sehen. Die Bewohner haben sich bei uns dafür bedankt, dass wir diese Möglichkeit für alle zugänglich gemacht haben.

Wir haben Ihnen bereits mehrfach mitgeteilt, dass Meridional sich dafür einsetzt, technologische Hilfsmittel einzusetzen, um unseren Eigentümergemeinschaften dabei zu helfen, Fortschritte zu erzielen und effizienter zu arbeiten. Ein Beweis dafür ist die Einführung von „MiComunidad“, das ständig weiterentwickelt wird.

Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren unter diesem Link und wir stehen Ihnen sowohl in dieser Angelegenheit als auch bei allen anderen Fragen gerne zur Verfügung