Welche Aufgaben hat der Verwalter einer Eigentümergemeinschaft?

Hallo wieder auf dem Blog von Süd. Heute sprechen wir über die Aufgaben, Verwaltungsangelegenheiten und Tätigkeiten eines Hausverwalters, die er in einer Eigentümergemeinschaft wahrnimmt. Diese sind von großer Bedeutung und für das reibungslose Funktionieren der Gemeinschaft unerlässlich.

Gemeinschaften und Administrator

Wir alle wissen, dass es unerlässlich ist, alle Angelegenheiten und Themen, die den Alltag einer Eigentümergemeinschaft betreffen, umfassend zu überwachen. Von der Abwicklung von Angelegenheiten mit den Behörden über die Instandhaltung des Gebäudes bis hin zur Überwachung der finanziellen Solvenz der Eigentümergemeinschaft – niemand ist besser geeignet als ein Immobilienverwalter, all diese für Mieter und Eigentümer des Gebäudes äußerst wichtigen Angelegenheiten mit höchster Professionalität und Sorgfalt zu regeln.

Was ist ein Hausverwalter?

Wie lässt sich also ein Immobilienverwalter definieren? Auch wenn wir uns anhand der einleitenden Ausführungen bereits einen allgemeinen Überblick verschaffen konnten, ist es sinnvoll, etwas genauer darauf einzugehen, damit wir das Thema besser verstehen können.

Somit lässt sich sagen, dass Immobilienverwalter dafür zuständig sind, sich um die finanziellen und rechtlichen Angelegenheiten zu kümmern, die für den Erhalt und die Verwaltung von Eigentümergemeinschaften unerlässlich sind, und zwar entweder auf Antrag der Eigentümer von städtischen oder ländlichen Immobilien oder aufgrund eines Beschlusses einer Eigentümerversammlung.

Kurz gesagt handelt es sich dabei um Fachleute, die sich mit der allgemeinen Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften befassen.

Diese Verwalter müssen zwingend in den Provinzberufsverbände wo sie ihre Tätigkeit ausüben.

Was gehören zu den Aufgaben eines Immobilienverwalters?

In einer Eigentümergemeinschaft gibt es zahlreiche Bereiche die für einen reibungslosen Ablauf zu beachten sind. Wir werden daher alle Aufgaben, die ein Immobilienverwalter wahrnimmt, in drei Hauptbereiche unterteilen, die wir im Folgenden beschreiben.

Bereich Wirtschaft, Buchhaltung und Beratung

Als Buchhalter der Eigentümergemeinschaft ist er für die Rechnungsstellung und den Einzug – in der Regel per Lastschrift – der von der Eigentümergemeinschaft festgelegten ordentlichen und außerordentlichen Beiträge zuständig.
 

Er ist zudem für die Verwahrung der Gemeinschaftsmittel zuständig und stellt sicher, dass diese der Gemeinschaft zur Verfügung stehen, und zwar durch die vom Verwaltungsrat bevollmächtigten Personen.

Als Verantwortlicher für die Beitragszahlungen müssen Sie die ausstehenden Zahlungen für alle Arten von Rechnungen überwachen, mahnen und bearbeiten.
 

Ebenso muss er die Buchhaltung der Eigentümergemeinschaft auf dem neuesten Stand halten, indem er sie gemäß den üblichen Vorschriften und wirtschaftlichen Grundsätzen führt. Selbstverständlich muss er dem Vorsitzenden der Eigentümergemeinschaft bei Bedarf Einsicht in diese Buchhaltung gewähren. Neben der Kontrolle der anfallenden Ausgaben und Einnahmen ist er für die Erstellung des jährlichen Haushaltsplans der Eigentümergemeinschaft verantwortlich.
 

Als Verwalter der Eigentümergemeinschaft gehören zu seinen Aufgaben auch die Umsetzung der von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse sowie die Ausarbeitung der zivil- oder handelsrechtlichen Verträge, die für den normalen Ablauf der Tätigkeit der Eigentümergemeinschaft erforderlich sind (Bauverträge, Dienstleistungsverträge, Mietverträge usw.).
 

Schließlich berät der Verwalter die Eigentümergemeinschaft bei Fragen zum Wohnungseigentum, wann immer dies erforderlich ist.

Sekretariat der Gemeinde

Wenn eine Eigentümergemeinschaft einen Hausverwalter beauftragt, übernimmt dieser in der Regel die Rolle des Sekretärs der Eigentümergemeinschaft. Infolgedessen werden ihm eine Reihe von Befugnissen übertragen, die er im Rahmen seiner Tätigkeit ausübt.

Zu seinen Aufgaben gehört unter anderem die Erstellung und der Versand der Einladungen zu den ordentlichen und außerordentlichen Versammlungen. Darüber hinaus ist er dafür zuständig, den Nachbarn die den Einladungen beigefügten Informationen gemäß den mit der Eigentümergemeinschaft getroffenen Vereinbarungen zukommen zu lassen.

Als Schriftführer nimmt er an den ordentlichen und außerordentlichen Versammlungen teil und fertigt die Sitzungsprotokolle mit einer detaillierten Niederschrift im entsprechenden Buch an, wobei er anschließend jedem einzelnen Eigentümer ein Exemplar zusendet.

Zudem übernimmt er die Abfassung und den Versand aller erforderlichen Rundschreiben, Briefe, Schreiben usw., sowohl an die Eigentümer als auch an öffentliche Stellen, private Einrichtungen usw.

Die Funktion des Protokollführers ermächtigt den Verwalter zur Führung und Aufbewahrung des Protokollbuchs und gewährleistet die fünfjährige Aufbewahrung von Einberufungen, Mitteilungen, Vollmachten und sonstigen relevanten Unterlagen, die sich aus den Sitzungen ergeben.

Abteilung für Immobilienverwaltung und -instandhaltung

Abschließend gehen wir auf jene Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung und Pflege der Wohnanlage ein, die in der Regel von einem Verwalter übernommen werden.

Er ist für die Beauftragung oder den Austausch von Dienstleistungen und Lieferungen zuständig, wie dies von der Eigentümergemeinschaft vereinbart und genehmigt wurde.
 

Außerdem wird er sich um Störungs- und Schadensmeldungen kümmern und die notwendigen Maßnahmen zur Behebung des Problems ergreifen, sei es durch die verschiedenen beauftragten technischen Dienste oder durch solche, die die Eigentümergemeinschaft als vertrauenswürdig auswählt.
 

In Ergänzung zu den vorstehenden Ausführungen wird er jeden Schadensfall, der sich im Gebäude ereignet, zusätzlich zur Versicherungsgesellschaft der Eigentümergemeinschaft weiterverfolgen. Außerdem kann er bei der Polizei Anzeige erstatten wegen Sachbeschädigung, Diebstahl, Vandalismus oder böswilliger Handlungen sowie wegen aller anderen Straftaten, die der Eigentümergemeinschaft einen Vermögensschaden zufügen.
 

Im Tagesgeschäft sind Sie für die Durchführung der Bauarbeiten sowie der Instandhaltungs- und regelmäßigen Wartungsarbeiten verantwortlich und koordinieren die Kostenvoranschläge der verschiedenen Dienstleister.

Schließlich kann der Verwalter der Eigentümergemeinschaft – zusätzlich zu all diesen Verwaltungsaufgaben – den Vorsitzenden bei Versammlungen vertreten, wenn dieser abwesend ist oder sein Amt nicht ausüben kann, sofern dies mit den Eigentümern so vereinbart wurde.