¿Qué funciones realiza el administrador de una comunidad de propietarios?

Hola de nuevo al blog de Meridional. Hoy hablaremos sobre las funciones, gestiones y ocupaciones de un administrador de fincas de las que se hace cargo en una comunidad de propietarios. Estas son de gran importancia y esenciales para el buen funcionamiento de la comunidad.

Comunidades y administrador

Todos sabemos que es imprescindible llevar un exhaustivo control de todas aquellas cuestiones y asuntos que atañen al día a día de una comunidad vecinal. Desde gestiones con las administraciones públicas hasta el mantenimiento del buen estado del inmueble o la supervisión de la solvencia económica de la comunidad, nadie mejor que un administrador de fincas para poder atender con la máxima profesionalidad y rigor todos estas cuestiones de gran relevancia para inquilinos y propietarios del edificio.

¿Qué es un administrador de fincas?

Entonces, ¿Cómo podemos definir a un administrador de fincas? A pesar de que, con lo dicho al principio, ya podemos hacernos una idea general, está bien concretar un poco para que podamos entenderlo mejor.

De este modo, podemos decir que los administradores de fincas son los encargados de trabajar en los asuntos financieros y reglamentarios que son imprescindibles para el sostenimiento y gestión de comunidades, previa solicitud de los propietarios de fincas municipales o rurales, o bien por resolución de una asamblea de propietarios.

En resumen, son aquellos profesionales que se dedican a la gestión en general de las comunidades de propietarios.

Estos administradores deben estar colegiados obligatoriamente en los colegios profesionales provinciales donde ejercen su función.

¿Que gestiona un administrador de fincas?

Dentro de una comunidad de propietarios, existen numerosas áreas que atender para la buena marcha de la misma. Vamos pues a subdividir todas aquellas tareas que realiza un administrador de fincas en tres áreas principales, que pasamos a describir a continuación.

Área Económico-contable y Asesoría

Cómo gestor contable de la comunidad, este se encarga de la facturación y cobro, usualmente mediante domiciliación bancaria, de los recibos de las cuotas ordinarias y extraordinarias que fije la comunidad.
 

También se encarga de la custodia de los fondos comunitarios, preservando que estén a disposición de la comunidad, en las personas que la Junta de Gobierno autorice.

Como encargado de los pagos de las cuotas, debe controlar, reclamar y gestionar los de los recibos generados por cualquier concepto y pendientes de pago.
 

Así mismo, debe mantener actualizada la contabilidad de la comunidad de propietarios mediante su apertura conforme a las normas habituales y reglas económicas. Por supuesto, debe facilitar el acceso al presidente de la comunidad de dicha contabilidad cuando sea pertinente. Además del control de gastos e ingresos que se produzcan, debe encargarse de la elaboración del presupuesto comunitario anual.
 

Al ser gestor de la comunidad, entre sus funciones también se incluye la ejecución de los acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios y la elaboración de contratos civiles o mercantiles necesarios para el normal desarrollo de la actividad de la comunidad de propietarios (contratos de obra, de suministro de servicios, alquiler etc.)
 

Finalmente, el administrador de la comunidad provee asesoramiento a la comunidad de propietarios, en materia de propiedad horizontal, cuantas veces sea requerido.

Área De Secretaría De La Comunidad

Cuando una comunidad de propietarios contrata a un administrador de fincas, éste normalmente suele tomar el rol de Secretario de la comunidad. Como consecuencia, le serán asignadas una serie de competencias que les serán delegadas para su gestión.

Entre esas cosas que debe llevar a cabo está la confección y envío de las convocatorias para las juntas, tanto ordinarias como extraordinarias. Además, se encargará de hacer llegar a los vecinos la información adjunta a las convocatorias según lo que se pacte con la comunidad.

Cómo Secretario, asistirá a las juntas ordinarias y extraordinarias, y levantará las actas de las sesiones con detallada transcripción al libro correspondiente realizando el posterior envío de un ejemplar a todos y cada uno de los propietarios.

Asimismo, se hará cargo de redactar y enviar cuantas circulares, cartas, escritos, etc. sean necesarias. E tanto a los propietarios como a los organismos públicos, entidades privadas, etc.

El papel de secretario habilita al administrador para la tenencia y custodia del libro de actas, asegurando la conservación por cinco años de las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes que traigan consecuencia de las reuniones.

Área De Gestión Y Conservación De Inmuebles

Para terminar, damos cuenta de aquellas funciones relacionadas con la gestión y mantenimiento de la comunidad de las que suele hacerse cargo un administrador.

Se encarga de la contratación o sustitución de los servicios y suministros, según se haya acordado y autorizado por la Comunidad de Propietarios.
 

Atenderá también los avisos de averías y siniestros, estableciendo lo necesario para solventar la situación, bien a través de los distintos servicios técnicos contratados o mediante los que la comunidad de propietarios designe como de su confianza.
 

Como una extensión de lo dicho anteriormente, realizará un seguimiento de cualquier siniestro que se produzca en el edificio, de forma complementaria a la propia compañía de seguros de la comunidad. También puede tramitar aquellas denuncias a la Policía por delitos de daños, robo, actos vandálicos o malintencionados, y cualesquiera otras infracciones penales que causen perjuicio patrimonial a la comunidad de vecinos.
 

En el día a día, tendrá bajo su control la realización de las obras y trabajos de conservación y mantenimiento ordinario, gestionando los presupuestos de los servicios con los distintos proveedores.

Finalmente, y como añadidura a todas estas tareas gestoras, el administrador de la comunidad puede, si así se acordó con los vecinos, sustituir al presidente durante las convocatorias en las que éste se halle ausente o no pueda ejercer como tal.