Was sind die Aufgaben eines Hausverwalters?

Willkommen zu diesem neuen Beitrag in unserem Blog. Oftmals kennen Hausbesitzer einige der Funktionen, die ein Hausverwalter. Die grundlegenden Aufgaben sind im Gesetz über das Wohnungseigentum geregelt und können auch erweitert werden, wenn dies in Absprache mit der Eigentümergemeinschaft.

Wenn wir uns jedoch auf das § 20 des Gesetzes über das Wohnungseigentum, Der Hausverwalter hat folgende Aufgaben:

Er sorgt für die Instandhaltung und Pflege der Gebäude, was es ihm zudem ermöglicht, dringende Reparaturmaßnahmen vorzuschlagen.
Die ordnungsgemäße Funktion der Einrichtungen und Dienste sowie des Wohnkomplexes überwachen.
Die Funktion des Sekretärs des Verwaltungsbeirats ausüben und die Unterlagen der Eigentümergemeinschaft aufbewahren.
Die getroffenen Vereinbarungen bezüglich der Bauarbeiten umsetzen sowie die erforderlichen Zahlungen und Einziehungen vornehmen.
Den Plan für die voraussichtlichen Ausgaben ausarbeiten und dem Vorstand vorlegen, wobei verschiedene Möglichkeiten zu deren Deckung aufgezeigt werden.
Sonstige Aufgaben, die ihm vom Vorstand übertragen werden.

Wenn die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft komplexer ist als üblich, empfiehlt es sich, diese von einer ausreichend qualifizierten Fachkraft übernehmen zu lassen, die über die anerkannte rechtliche Befugnis zur Ausübung dieser Aufgaben verfügt. Ziel ist es, eine effiziente und professionelle Verwaltung der Eigentümergemeinschaft zu gewährleisten, die stets im Einklang mit den Beschlüssen der Eigentümerversammlung steht.

Bei kleinen Eigentümergemeinschaften kann die Verwaltung von jedem Eigentümer übernommen werden, der etwas Zeit dafür aufbringen kann. Bei großen Eigentümergemeinschaften, Eigentümergemeinschaften mehrerer Wohnanlagen oder Wohnkomplexen hingegen übernimmt der Verwalter die komplexeren Aufgaben und gibt dem Vorsitzenden sowie der Eigentümerversammlung bei Bedarf die notwendigen Anleitungen, was die Arbeit des Vorsitzenden bzw. der Eigentümerversammlung erheblich erleichtert.

Tatsache ist, dass oft Unklarheiten hinsichtlich der Aufgaben des Hausverwalters bestehen, was zu Missverständnissen führen oder dazu führen kann, dass Verantwortlichkeiten übernommen werden, die nicht in den Zuständigkeitsbereich des Hausverwalters fallen.

Wir können das Gesetz nicht ignorieren, auch wenn es uns nicht gefällt.

Aus eigener Verantwortung und zum Schutz der Gemeinschaft ist der Verwalter verpflichtet, stets im Rahmen der gesetzlich festgelegten Grenzen zu handeln. Deshalb sind wir uns bei Meridional bewusst, dass diese Gesetze manchmal schwer zu verstehen sind, da sie viele notwendige und dringende Vereinbarungen oder Maßnahmen in den Gemeinschaften verlangsamen können.

Diese Situationen sind manchmal auch für Meridional frustrierend. Es ist jedoch unsere rechtliche und moralische Pflicht, uns daran zu halten, ohne dass dies uns daran hindert, stets nach Wegen zu suchen, das Beste für die Gemeinschaft zu tun, indem wir nach rechtlichen Lösungen suchen, auch wenn es manchmal so scheint, als gäbe es keine.

Es ist durchaus möglich, dass Ihnen andere Menschen gelegentlich ins Ohr flüstern, dass bestimmte Gesetze ohne Konsequenzen missachtet werden können, was jedoch völlig falsch ist; sie sagen Ihnen lediglich das, was Sie hören wollen, denn letztendlich tragen sie keinerlei Verantwortung dafür und es wird ihnen weder strafrechtlich noch finanziell schaden.

Welche Aufgaben hat der Verwalter in seiner Funktion als Sekretär?

Neben der Funktion als Geschäftsführer übt er auch die Funktion des Sekretärs aus. In seiner Eigenschaft als Sekretär übernimmt er folgende Aufgaben:

Die Protokolle der Versammlungen mit seiner Unterschrift zu bestätigen
Die Protokolle der Versammlung aufbewahren
Ausstellung von Bescheinigungen über den Stand der Verbindlichkeiten gegenüber der Gemeinschaft sowie über die Beschlüsse der Versammlungen

Weitere Funktionen

Neben den Aufgaben, die uns das Gesetz über das Wohnungseigentum vorschreibt, können auch weitere Aufgaben übernommen werden:

– Berater und Betreuer der Gemeinde in Immobilien- und Rechtsfragen:

Zusammensetzung und Gültigkeit der Beschlüsse der Hauptversammlung
Satzung und Geschäftsordnung
Verfahren zur Eintreibung von Forderungen
Arbeitsrecht, Datenschutz, Steuer- und Arbeitsrecht sowie Verträge
Technische Beratung in Bezug auf architektonische und infrastrukturelle Aspekte, die den reibungslosen Betrieb der Dienstleistungen und die Instandhaltung der Eigentümergemeinschaft betreffen
Über Fördermittel oder Zuschüsse, auf die die Gemeinde möglicherweise Anspruch hat, informieren und entsprechende Anträge bearbeiten

– Personalüberwachung:

Wir kümmern uns um die Arbeitsbeziehungen zu den Mitarbeitern der Gemeinde.
Wir bemühen uns um die für die Gemeinschaft günstigsten Verträge, wobei wir uns jedoch streng an die gesetzlichen Vorschriften halten.
Wir kümmern uns um die Abrechnungen mit der Sozialversicherung und dem Finanzamt

– Buchhaltung: Eine ordnungsgemäße Buchführung gewährleisten, auf Zahlungsrückstände hinweisen usw.

Beziehungen zwischen dem Vorsitzenden und dem Geschäftsführer

Der Verwalter muss stets mit dem Vorsitzenden zusammenarbeiten, doch muss klar sein, dass der Verwalter nicht im Dienst des Vorsitzenden steht und dessen Anweisungen nicht ausführen darf, wenn diese im Widerspruch zu den Beschlüssen der Eigentümerversammlung, dem Gesetz über das Wohnungseigentum, der Satzung der Eigentümergemeinschaft oder den übrigen Rechtsvorschriften stehen.

Der Verwalter sollte gemeinsam mit dem Vorsitzenden ein Team bilden, wobei zwischen beiden kein hierarchisches Verhältnis bestehen sollte, sondern eine absolute Zusammenarbeit zum Wohle der Gemeinschaft.