¿Cuáles son las funciones del administrador de fincas?

Bienvenidos a esta nueva entrada de nuestro blog. En muchas ocasiones, los propietarios no conocen algunas de las funciones que realiza un administrador de fincas. Las funciones básicas están recogidas en la Ley de Propiedad Horizontal y también se pueden ampliar si así se pacta con la comunidad de propietarios.

Pero si nos ceñimos al artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, El Administrador de Fincas tiene las siguientes funciones:

• Estar atento al mantenimiento y conservación de los edificios, lo que también le permite proponer reparaciones de carácter prioritario.
• Vigilar el buen funcionamiento de las  instalaciones y servicios y de la comunidad.
• Ejercer de secretario de la Junta y guardar los documentos de la comunidad.
• Llevar a cabo los acuerdos tomados en materia de obras además de los pagos y cobros que sean necesarios.
• Diseñar y proponer el plan de gastos previstos a la Junta, ofreciendo diversas formas de afrontarlos.
• Resto de funciones que le sean atribuidas por la Junta.

Cuando la administración de una comunidad es más compleja de lo habitual, es una buena recomendación que sea llevada por un profesional suficientemente cualificado y con capacidad legal reconocida para ejercer estas funciones. El objetivo es posibilitar una gestión eficaz y profesional a la comunidad en consonancia en todo momento con la Junta de Propietarios

Cuando nos encontramos ante pequeñas Comunidades de Propietarios, la administración puede ser llevada por cualquier comunero con algo de tiempo. Por el contrario, cuando se trata de grandes comunidades, mancomunidades o complejos urbanísticos, será el administrador quien realizará las tareas más complicadas y dará al presidente y a la Junta de Propietarios las orientaciones necesarias en los momentos en que lo precisen, facilitando enormemente la labor del presidente o de la junta. 

La cuestión es que muchas veces aparecen algunas dudas sobre las funciones del administrador de fincas, lo que puede dar lugar a malentendidos o a que se asuman responsabilidades que no corresponden al administrador. 

No podemos ignorar la ley, aunque no nos guste

Por responsabilidad propia y para proteger a la comunidad, el administrador está obligado a actuar siempre dentro de los límites que las leyes determinan. Por eso en Meridional somos conscientes que a veces estas leyes son difíciles de comprender, porque pueden ralentizar muchos acuerdos o actuaciones necesarias y urgentes en las comunidades. 

Estas situaciones, a veces también son frustrantes para Meridional. pero es nuestra obligación legal y moral acatarlas sin que ello impida que siempre procuremos encontrar el modo de hacer lo mejor para la comunidad buscando salidas legales donde a veces parece que no las hay. 

Es muy posible que en ocasiones otras personas le susurren al oído que ciertas leyes se pueden incumplir sin consecuencias, lo cual es totalmente incierto; solo le están diciendo lo que usted quiere oír, porque en última instancia ellos no serán responsables de nada y no les va a perjudicar ni penal ni económicamente.

¿Cuáles son las funciones del administrador como secretario?

Junto con el cargo de Administrador se desempeña el de Secretario En su actuación como Secretario llevará a cabo las siguientes funciones:

• Cerrar con su firma las actas de las Juntas
• Custodiar los libros de actas de la Junta 
• Expedir certificaciones del estado de deudas con la Comunidad y de los acuerdos de las Juntas

Otras funciones más

Además de las funciones que la Ley de Propiedad Horizontal nos exige, también se pueden hacer otras:

– Consejero y Asesor de la Comunidad en temas inmobiliarios y jurídicos:

• Constitución y validez de acuerdos de la Junta 
• Estatutos y Reglamentos de Régimen Interior 
• Procedimientos para la reclamación de deudas 
• Normativa laboral, protección de datos de carácter personal, temas fiscales, laborales y contratos 
• Asesoramiento técnico, en aquellos aspectos arquitectónicos y de infraestructuras que afectan al buen funcionamiento de los servicios y mantenimiento de la comunidad
• Informar y tramitar solicitudes de ayudas o subvenciones a las que pueda tener derecho la comunidad

– Control de personal: 

• Nos ocupamos de las relaciones laborales con los empleados de la comunidad.
• Buscamos los contratos más favorables para la comunidad pero dentro de la legalidad. 
• Nos encargamos de las liquidaciones ante la Seguridad Social y Hacienda

– Contable: Llevar una adecuada contabilidad, advertir sobre la morosidad, etc.

Relaciones entre presidente y administrador 

El administrador debe colaborar siempre con el presidente, pero debe quedar claro que el administrador no está al servicio del presidente, ni debe dar cumplimiento a sus instrucciones de forma contraria a lo establecido por la junta de propietarios, lo que establezca la Ley de Propiedad Horizontal, los estatutos de la comunidad o el resto del ordenamiento jurídico. 

El administrador debe ser un tándem junto con el presidente, pero no debe existir ninguna relación de jerarquía entre ambos sino la más absoluta colaboración en beneficio de la comunidad.