¿Qué se puede reflejar y que no en el acta de una junta de vecinos?

Bienvenidos al blog de Meridional, su administrador de fincas de confianza en Mijas Costa. En esta ocasión, nos complace abordar un tema de gran relevancia para todos los propietarios de comunidades de vecinos y propietarios en general: el sentido y alcance del acta de una junta. 

1.- Introducción

Pregunta 1: ¿Está obligado el secretario-administrador de fincas a incluir en el acta las observaciones que le hacen los comuneros o el presidente con respecto a alguna observación u opinión que se hizo el día de la junta? 

Respuesta: No, el secretario-administrador de fincas no está obligado a incluir en el acta las observaciones que le hacen los comuneros o el presidente. El acta sólo debe reflejar los acuerdos alcanzados, según lo establece el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH). No se contempla la posibilidad de incluir observaciones de los comuneros en el acta.

Pregunta 2: ¿Pueden los comuneros firmar el acta o añadir comentarios personales en ella? 

Respuesta: No es necesario ni está permitido que los comuneros firmen el acta o añadan comentarios personales en ella. La práctica habitual es que solo el presidente y el secretario firmen las actas, según lo establecido por la jurisprudencia del Tribunal Supremo. La Ley de Propiedad Horizontal no exige la firma de todos los copropietarios asistentes a la junta.

Pregunta 3: ¿Qué sucede si un comunero desea impugnar los acuerdos adoptados en la junta? 

Respuesta: Para impugnar los acuerdos adoptados en la junta, no es necesario que se incluyan observaciones en el acta. La legitimación para ejercer la acción de impugnación se basa en el artículo 18 de la LPH y no está condicionada a que se hagan constar comentarios en el acta. La impugnación se puede realizar siguiendo los procedimientos legales establecidos.

Pregunta 4: ¿Por qué el acta no se redacta en el mismo acto de la junta? 

Respuesta: El acta no se redacta en el mismo acto de la junta porque es necesario realizar una labor cuidadosa de recopilación y redacción de la información relevante, además de tener que traducirla. Sería impracticable y poco eficiente redactar el acta en el momento de la junta, ya que llevaría mucho tiempo y requeriría que los asistentes esperaran para firmarla o a expresar sus discrepancias. Por lo tanto, el acta se redacta posteriormente.

Pregunta 5: ¿Qué respaldo legal existe para cerrar el acta con las firmas del presidente y del secretario? 

Respuesta: La Ley de Propiedad Horizontal establece en su artículo 19.3, modificado por la Ley 8/1999, que el acta debe cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al finalizar la reunión o dentro de los diez días siguientes. Esta disposición es respaldada por la jurisprudencia del Tribunal Supremo, que ha aclarado que la firma de todos los copropietarios asistentes a la junta no es exigida por la ley.

Pregunta 6: ¿Cuál es la importancia de negarse a incluir observaciones o permitir comentarios personales en el acta? 

Respuesta: Negarse a incluir observaciones o permitir comentarios personales en el acta es importante para mantener la coherencia y legalidad del documento. Ceder a estas solicitudes podría sentar un precedente negativo y abrir la puerta a futuras demandas o solicitudes injustificadas por parte de los comuneros. El Tribunal Supremo respalda esta decisión del administrador, porque hacer lo contrario sería otorgar derechos a los comuneros que no les corresponden.

2.- Sentido y alcance del acta de una junta

Pregunta 1: ¿Qué es el acta de una junta de propietarios y cómo se diferencia de los acuerdos comunitarios? 

Respuesta: El acta de una junta de propietarios es un documento que registra por escrito lo sucedido, tratado o acordado en la junta. No debe confundirse con los acuerdos comunitarios, que son la expresión de la voluntad de la junta como órgano de gobierno colegiado de la comunidad de propietarios. El acta es un soporte documental que deja constancia de los acuerdos adoptados por el órgano colegiado de gobierno. Es importante tener en cuenta que los defectos menores de carácter formal en el acta no pueden provocar la nulidad de los acuerdos válidamente adoptados.

Pregunta 2: ¿Qué información debe incluir el acta de una junta de propietarios? 

Respuesta: El acta de una junta de propietarios debe incluir la fecha y el lugar de celebración de la junta, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra. También debe mencionar las cuotas de participación correspondientes. Además, el acta debe estar firmada por el presidente y el secretario. Algunos elementos adicionales que deben reflejarse son el autor de la convocatoria, el carácter de la junta (ordinaria o extraordinaria), la indicación sobre si se celebró en primera o segunda convocatoria, los cargos de los asistentes con sus cuotas de participación, el orden del día de la reunión y los nombres de los propietarios que votaron a favor y en contra de los acuerdos, en caso de que sea relevante para su validez.

Pregunta 3: ¿Qué sucede si se omite alguna información en el acta de la junta? 

Respuesta: Si se omite alguna información en el acta de la junta, el propietario puede instar a la comunidad de propietarios, de manera extrajudicial, a subsanar dicho error antes de la siguiente reunión de la junta. En esa próxima reunión, la subsanación debe ser ratificada. Algunos tribunales respaldan que las omisiones solo tendrán trascendencia si afectan al fondo de los acuerdos y pueden generar indefensión a algún comunero.

Pregunta 4: ¿Cuál es el valor del acta de una junta de propietarios? 

Respuesta: El acta de una junta de propietarios es un documento privado, sin carácter constitutivo ni eficacia ad probationem ( de prueba). La jurisprudencia ha negado explícitamente que tenga un valor probatorio establecido en la Ley de Propiedad Horizontal. Por lo tanto, no se debe interpretar que el acta tenga una eficacia probatoria en sentido estricto. La firma del presidente y del secretario en el acta es importante para dar validez a la junta, pero no confiere un carácter probatorio absoluto. Es fundamental considerar la normativa y la jurisprudencia al evaluar su alcance y valor.

Pregunta 5: ¿Se pueden incluir opiniones u observaciones en el acta de una junta de propietarios? 

Respuesta: No, según la jurisprudencia citada, no se menciona la posibilidad de incluir “opiniones u observaciones” en el acta de una junta de propietarios. El acta debe limitarse a reflejar los acuerdos adoptados, y la normativa no contempla la inclusión de otros elementos diferentes a los previstos en la Ley de Propiedad Horizontal.

3.- Negativa del administrador a incluir en el acta opiniones u observaciones

Pregunta 1: ¿Puede el presidente o los comuneros exigir que se incluyan opiniones u observaciones en el acta de una junta de propietarios? 

Respuesta: No, el acta de una junta de propietarios no puede convertirse en una transcripción literal de lo que se dijo en la junta. El acta tiene la función de reflejar los acuerdos adoptados, no las palabras exactas expresadas durante la reunión. El secretario-administrador es el encargado de redactar el acta y su deber es registrar únicamente los acuerdos, tal como lo establece el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH). Por tanto, ni el presidente ni los comuneros pueden exigir al secretario-administrador que incluya en el acta observaciones o comentarios más allá de lo previsto en la LPH.

Pregunta 2: ¿Se puede considerar el acta de una junta de propietarios como una reproducción fiel de lo que se dijo en la reunión? 

Respuesta: No, el acta de una junta de propietarios no tiene como objetivo ser una reproducción fiel y exacta de todo lo que se dijo en la reunión. Su función principal es registrar los acuerdos que se adoptaron durante la junta. No se pretende que el acta refleje todas las intervenciones, debates o comentarios realizados por los participantes. El secretario-administrador, al ser el fedatario de lo acordado, tiene la responsabilidad de redactar el acta de acuerdo con lo establecido en la LPH, no siendo necesario incluir transcripciones literales de todas las intervenciones.

Pregunta 3: ¿Es válido comparar al secretario-administrador con un notario en relación con el acta de una junta de propietarios? 

Respuesta: Sí, se puede establecer una comparación entre el secretario-administrador y un notario en relación con el acta de una junta de propietarios. Al igual que un notario, el secretario-administrador es un profesional cualificado que conoce los requisitos y el propósito del acta. Así como un particular no puede dictar al notario lo que debe incluir en un acta notarial, los comuneros tampoco pueden exigir al secretario-administrador que registre en el acta todas las observaciones realizadas durante la junta. El secretario-administrador tiene el deber de cumplir con la normativa y reflejar únicamente los acuerdos adoptados, evitando que el acta se convierta en un extenso documento de transcripción literal de la vida de la junta.

Pregunta 4: ¿Cuál es la intención del legislador al redactar el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH)? 

Respuesta: El legislador al redactar el artículo 19 de la LPH tiene la intención de que el acta de una junta de propietarios se centre en los acuerdos adoptados durante la reunión. El objetivo no es que el acta sea un registro detallado de cada intervención o comentario realizado en la junta, sino que refleje de manera concisa y clara los acuerdos relevantes. El legislador busca evitar que el acta se convierta en un documento extensísimo que desvirtúe su propósito principal.

4.- Imposibilidad de reflejar en el acta las opiniones del presidente o comuneros

Pregunta 1: ¿Es posible incluir en el acta del acta de una junta de propietarios cartas enviadas por comuneros u opiniones sobre acuerdos? 

Respuesta: No, el acta de una junta de propietarios debe limitarse a reflejar únicamente los acuerdos adoptados durante la reunión. No se pueden incluir cartas, opiniones u observaciones que no estén directamente relacionadas con los acuerdos. Si un propietario desea tratar un tema específico, puede solicitar que se incluya en la agenda de la próxima junta o utilizar la vía establecida en el artículo 16.2 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH): “Cualquier propietario podrá pedir que la Junta de propietarios estudie y se pronuncie sobre cualquier tema de interés para la comunidad; a tal efecto dirigirá escrito, en el que especifique claramente los asuntos que pide sean tratados, al presidente, el cual los incluirá en el orden del día de la siguiente Junta que se celebre.”

Cualquier carta o escrito presentado por un comunero al administrador de fincas se devolverá sin ser incluido en el acta. Esta posición ha sido respaldada por el Tribunal Supremo en su sentencia del 2 de octubre de 2008.

Pregunta 2: ¿Qué respaldo legal existe para negarse a incluir en el acta cartas, opiniones u observaciones ajenas a los acuerdos? 

Respuesta: El Tribunal Supremo respalda la postura de no incluir en el acta de una junta de propietarios cartas, opiniones u observaciones que no estén relacionadas con los acuerdos adoptados. No existe exigencia legal de hacer constar estos elementos en el acta. Si algún comunero o el presidente desean que sus opiniones o comentarios queden registrados, se les puede recordar que la grabación de las juntas puede utilizarse para documentar todos los detalles que no estén reflejados en el acta.

Pregunta 3: ¿Cómo se puede manejar la situación cuando los comuneros o el presidente insisten en incluir sus opiniones en el acta? 

Respuesta: El administrador, aunque no quiera entrar en conflicto, no puede incluir en el acta opiniones o comentarios que no estén directamente relacionados con los acuerdos. Aunque los comuneros puedan expresar su deseo de que se registren, se les puede informar que las leyes no avalan su inclusión en el acta. Además, se puede destacar que la grabación de las juntas permite recoger todos los detalles que no estén reflejados en el acta, proporcionando una forma de documentación adicional.

5.- El administrador de fincas no puede aceptar la intervención en el contenido del acta del presidente o de los comuneros

Pregunta 1: ¿Puede el presidente de una comunidad controlar la redacción del acta de una junta de propietarios? 

Respuesta: No, la redacción del acta es responsabilidad del secretario-administrador, quien tiene la función de transcribir los acuerdos adoptados durante la junta. Aunque el presidente quiera intervenir en el contenido del acta, el secretario-administrador no puede aceptar esa intervención. El secretario-administrador es quien da fe del contenido del acta, y su función es reflejar de manera imparcial y precisa lo acordado en la reunión.

Pregunta 2: ¿Es posible que el presidente o los comuneros envíen escritos al secretario-administrador para incluir comentarios en el acta? 

Respuesta: No, los comuneros no pueden enviar escritos al secretario-administrador para que se incluyan comentarios en el acta. El acta debe limitarse a reflejar únicamente los acuerdos adoptados durante la junta, según lo establecido en la Ley de Propiedad Horizontal (LPH). Además, el acta no se envía a los comuneros para que realicen un control o verificación de su contenido antes del cierre. El secretario-administrador debe enviar el acta al presidente únicamente con el propósito de que este firme el documento, no para que realice un acto de control sobre su contenido.

Pregunta 3: ¿Qué ocurre si el presidente no está de acuerdo con algún punto del acta y se niega a firmarla hasta que se modifique? 

Respuesta: En caso de que el presidente no esté de acuerdo con algún punto del acta y se niegue a firmarla, el secretario-administrador debe proceder a cerrar el acta y enviarla a los comuneros. El secretario-administrador no debe modificar el acta para satisfacer las demandas del presidente, ya que esto otorgaría al presidente un poder indebido sobre el contenido del acta. Si hay discrepancias, el secretario-administrador puede extender una diligencia en el libro de actas para dejar constancia de la incidencia y asegurar que no retiene la notificación del acta.

Pregunta 4: ¿Se recomienda grabar las juntas de propietarios para evitar discrepancias en relación con lo ocurrido? 

Respuesta: Sí, se recomienda grabar las juntas de propietarios mediante acuerdos por mayoría simple. Esto garantiza que quede constancia y evidencia de lo que ocurrió durante la reunión. La grabación de las juntas puede servir como prueba adicional y evitar discrepancias en torno a los hechos ocurridos. De esta manera, se asegura que todos los participantes tengan acceso a una documentación fidedigna y precisa de lo acontecido.

6.- No cabe recoger las opiniones y manifestaciones del turno de “ruegos y preguntas”

Pregunta 1: ¿Se pueden incluir en el acta las observaciones o manifestaciones realizadas durante el turno de “ruegos y preguntas” por el presidente o los comuneros? 

Respuesta: No, en ningún caso se deben incluir en el acta las observaciones o manifestaciones realizadas durante el turno de “ruegos y preguntas”. La ley no contempla la incorporación de estas cuestiones en el acta, ya que se trata de una fase de la junta en la que se realizan observaciones o se plantean preguntas sobre la vida en comunidad, pero no se pueden adoptar acuerdos en esta etapa y no forman parte del orden del día. Por lo tanto, estas observaciones no deben ser registradas en el acta, ni se debe hacer constar cartas u opiniones relacionadas con el desarrollo de este turno.

Pregunta 2: ¿El administrador de fincas debe estar presente durante el turno de “ruegos y preguntas” para atender preguntas y otras cuestiones? 

Respuesta: Es recomendable que el administrador de fincas esté presente durante el turno de “ruegos y preguntas” para atender preguntas y otras cuestiones que surjan en esta fase. Aunque estas interacciones no se incorporen al acta, el administrador puede proporcionar respuestas y aclaraciones a las consultas planteadas por los comuneros en este momento.

Pregunta 3: ¿Por qué es práctica habitual incluir las observaciones del turno de “ruegos y preguntas” en el acta? 

Respuesta: Aunque sea práctica habitual incluir las observaciones del turno de “ruegos y preguntas” en el acta, esto no está respaldado por la ley. Esta práctica puede retrasar la redacción del acta, ya que se deben incluir estos detalles adicionales. Sin embargo, no es obligatorio hacerlo de inmediato. Incluso es posible cerrar el acta el mismo día de la junta y luego verificar y completar los detalles para que posteriormente sea firmada por el presidente y el administrador en días posteriores.

7.- Negativa del presidente a firmar el acta por negarse el administrador de fincas a incluir en el acta una opinión expuesta por él en la junta

Pregunta 1: ¿Qué sucede si el presidente se niega a firmar el acta porque el administrador de fincas no incluyó una opinión que expresó durante la junta? 

Respuesta: La ausencia de la firma del presidente no conlleva la nulidad de los acuerdos, ya que el acta no tiene carácter constitutivo de los mismos. Es una obligación de los órganos rectores cumplir con la firma del acta en beneficio de los comuneros, pero su falta de firma no invalida los acuerdos legalmente adoptados.

Pregunta 2: ¿Qué debe hacer el secretario-administrador si el presidente se niega a firmar el acta? 

Respuesta: Si el presidente se niega a firmar el acta a pesar de los intentos del secretario-administrador, este último debe redactar y firmar el acta por sí mismo. Luego, debe enviarla a todos los propietarios, incluyendo una diligencia final en la que se deja constancia de la negativa del presidente a firmar el acta.

Pregunta 3: ¿Los acuerdos serán ejecutivos a pesar de la falta de firma del presidente en el acta? 

Respuesta: Sí, los acuerdos serán ejecutivos a pesar de la falta de firma del presidente en el acta. El cierre del acta con las firmas del presidente y el administrador es una condición necesaria para que los acuerdos sean ejecutivos, pero la falta de firma del presidente no invalida los acuerdos en sí. Los acuerdos serán válidos en función del cumplimiento de los requisitos intrínsecos para alcanzar la mayoría exigida en la formación de la voluntad común.

Pregunta 4: ¿Qué dice la jurisprudencia sobre la falta de firma del presidente en el acta? 

Respuesta: La jurisprudencia ha establecido que la falta de firma del presidente en el acta no priva de virtualidad a los acuerdos adoptados legalmente. La firma del presidente no es un requisito constitutivo o formal esencial para la validez de los acuerdos. El acta es simplemente un medio para documentar los acuerdos, y su firma es una obligación de carácter formal. Por lo tanto, la falta de firma del presidente no invalida los acuerdos adoptados por la comunidad de propietarios.

8.- Sólo pueden subsanarse los errores materiales o aritméticos del acta

Pregunta 1: ¿Se pueden subsanar los errores materiales o aritméticos en el acta? 

Respuesta: Sí, los errores materiales o aritméticos en el acta pueden subsanarse. Si se detectan tales errores después de enviar el acta a los comuneros, se debe remitir una nota de rectificación firmada por el presidente y el administrador a todos los propietarios. Además, se debe extender una diligencia complementaria en el libro de actas haciendo la observación oportuna sobre el error subsanado.

Pregunta 2: ¿Qué ocurre si existen observaciones por parte de los propietarios sobre el contenido del acta? 

Respuesta: Si existen observaciones por parte de los propietarios, se debería convocar inmediatamente una junta de propietarios para aclarar los errores y discutir el contenido del acta en cuestión. Será necesario ratificar el error subsanado en la siguiente junta de propietarios.

Pregunta 3: ¿Qué sucede si no se trata de un simple error aritmético o fácilmente detectable? 

Respuesta: Si no se trata de un simple error aritmético o que se pueda detectar fácilmente, podría surgir una impugnación del acta. En tales casos, si no hay una prueba clara del error, se debería someter a una nueva votación en la junta sobre el punto en disputa. Si existen dudas, es importante deliberar y aprobar el contenido en cuestión para evitar una posible impugnación en los tribunales.

Pregunta 4: ¿Se puede subsanar la falta de inclusión de una opinión o comentario en el acta? 

Respuesta: No, la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) no contempla la subsanación de la falta de inclusión de una opinión o comentario en el acta. La LPH no exige que las opiniones o comentarios de los propietarios se incluyan en el acta. Por lo tanto, no es necesario reflejar en el acta las observaciones realizadas durante el turno de ruegos y preguntas, ni es preciso que se refleje en el acta el requerimiento de advertencia sobre actividades molestas, dañosas o prohibidas según el artículo 7.2 de la LPH.

9.- La única opinión que se puede hacer constar en el acta es el motivo de una abstención

Pregunta 1: ¿Qué opiniones se pueden hacer constar en el acta? 

Respuesta: En el acta se deben recoger las explicaciones o razonamientos de las abstenciones, es decir, las motivaciones de los propietarios que deciden abstenerse en una votación. La ley no exige que se hagan constar las motivaciones de los votos negativos. Por lo tanto, solo se debe incluir en el acta la motivación del sentido del voto en las abstenciones, si así se desea, ya que solo se permite impugnar el acta por parte de los propietarios que se abstienen si se refleja en el acta la motivación de su abstención.

Pregunta 2: ¿Por qué se debe incluir la motivación de las abstenciones en el acta? 

Respuesta: La inclusión de la motivación de las abstenciones en el acta otorga legitimación a los propietarios que se abstienen para impugnar los acuerdos en el futuro. Según la jurisprudencia del Tribunal Supremo, la expresión “hubieren salvado su voto” del artículo 18.2 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) se interpreta en el sentido de que sólo obliga al propietario que se abstiene, no al que vota en contra del acuerdo.

Pregunta 3: ¿Qué se recomienda en el caso de propietarios que desean justificar su abstención en el acta? 

Respuesta: Se recomienda que en la junta se indique si algún propietario que se abstiene desea justificar su abstención para que conste en el acta. De esta manera, se brinda la oportunidad de que los propietarios que se abstienen puedan hacer constar sus motivaciones en el acta.

En Meridional, nos enorgullece poder proporcionar información valiosa y clara sobre aspectos fundamentales de la administración de comunidades de vecinos. 

Meridional cuida de toda la comunidad

Esperamos que este artículo haya aportado claridad y comprensión sobre el papel del acta en una junta y cómo se manejan las diferentes situaciones que pueden surgir. 

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