Qu’est-ce qui peut et ne peut pas être reflété dans le procès-verbal d’une réunion de quartier ?

Bienvenue sur le blog Meridional, votre gestionnaire immobilier de confiance à Mijas Costa. A cette occasion, nous avons le plaisir d'aborder un sujet d'une grande importance pour tous les propriétaires de communautés de quartier et les propriétaires fonciers en général : le sens et la portée du procès-verbal d'assemblée. 

1. Introduction

Question 1 : Le secrétaire-administrateur des biens est-il tenu d'inscrire au procès-verbal les observations formulées par les membres de la communauté ou le président concernant toute observation ou opinion formulée le jour de la réunion ? 

Répondre: Non, le secrétaire-administrateur foncier n'est pas tenu de faire inscrire au procès-verbal les observations faites par les membres de la communauté ou par le président. Le procès-verbal ne doit refléter que les accords conclus, comme le prévoit l'article 19 de la Loi sur la propriété horizontale (LPH). La possibilité d'inclure les observations des membres de la communauté dans le procès-verbal n'est pas envisagée.

Question 2 : Les membres de la communauté peuvent-ils signer le procès-verbal ou y ajouter des commentaires personnels ? 

Répondre: Il n'est ni nécessaire ni autorisé que les membres de la communauté signent le procès-verbal ou y ajoutent des commentaires personnels. La pratique habituelle est que seuls le président et le secrétaire signent le procès-verbal, comme l'établit la jurisprudence de la Cour suprême. La loi sur la propriété horizontale n'exige pas la signature de tous les copropriétaires participant à l'assemblée.

Question 3 : Que se passe-t-il si un membre de la communauté souhaite contester les accords adoptés lors de la réunion ? 

Répondre: Pour contester les accords adoptés lors de la réunion, il n'est pas nécessaire d'inscrire des observations au procès-verbal. La légitimité pour exercer l'action en contestation repose sur l'article 18 de la LPH et n'est pas conditionnée à l'inscription de commentaires au procès-verbal. Le défi peut être relevé en suivant les procédures légales établies.

Question 4 : Pourquoi le procès-verbal n'est-il pas rédigé lors de la réunion elle-même ? 

Répondre: Les procès-verbaux ne sont pas rédigés lors de la réunion elle-même car il est nécessaire d'effectuer un travail minutieux de compilation et de rédaction des informations pertinentes, en plus de devoir les traduire. Il serait peu pratique et inefficace de rédiger le procès-verbal au moment de la réunion, car cela prendrait beaucoup de temps et obligerait les participants à attendre pour le signer ou exprimer leurs désaccords. Les procès-verbaux sont donc dressés ultérieurement.

Question 5 : Quel support juridique existe pour clôturer le procès-verbal avec les signatures du président et du secrétaire ? 

Répondre: La Loi sur la Propriété Horizontale établit dans son article 19.3, modifié par la Loi 8/1999, que le procès-verbal doit être clôturé avec les signatures du président et du secrétaire à la fin de la réunion ou dans les dix jours suivants. Cette disposition est étayée par la jurisprudence de la Cour suprême, qui a précisé que la signature de tous les copropriétaires assistant à l'assemblée n'est pas requise par la loi.

Question 6 : Quelle est l’importance de refuser d’inclure des observations ou d’autoriser des commentaires personnels dans le procès-verbal ? 

Répondre: Refuser d'inclure des observations ou d'autoriser des commentaires personnels dans le procès-verbal est important pour maintenir la cohérence et la légalité du document. Céder à ces demandes pourrait créer un précédent négatif et ouvrir la porte à de futurs procès ou à des demandes injustifiées de la part des membres de la communauté. La Cour suprême soutient cette décision de l'administrateur, car agir autrement reviendrait à accorder aux membres de la communauté des droits qui ne leur appartiennent pas.

2.- Signification et portée du procès-verbal d'une réunion

Question 1 : Qu'est-ce qu'un procès-verbal d'une assemblée de propriétaires et en quoi est-il différent des accords communautaires ? 

Répondre: Le procès-verbal d'une assemblée de propriétaires est un document qui consigne par écrit ce qui s'est passé, discuté ou convenu lors de la réunion. Il ne faut pas la confondre avec les accords communautaires, qui sont l'expression de la volonté du conseil d'administration en tant qu'organe directeur collégial de la communauté des propriétaires. Le procès-verbal est un support documentaire qui consigne les accords adoptés par l'instance collégiale. Il est important de garder à l’esprit que des défauts mineurs d’ordre formel dans les procès-verbaux ne peuvent entraîner la nullité des accords valablement adoptés.

Question 2 : Quelles informations le procès-verbal d'une assemblée de propriétaires doit-il contenir ? 

Répondre: Le procès-verbal d'une assemblée des propriétaires doit comporter la date et le lieu de l'assemblée, les propriétaires présents, présents ou représentés, ainsi que les résolutions adoptées, indiquant les votes pour et contre. Vous devez également mentionner les frais de participation correspondants. De plus, le procès-verbal doit être signé par le président et le secrétaire. Certains éléments supplémentaires qui doivent être reflétés sont l'auteur de la convocation, la nature de la réunion (ordinaire ou extraordinaire), l'indication si elle a eu lieu lors de la première ou de la deuxième convocation, les positions des participants avec leurs frais de participation, le l'ordre de l'assemblée, le jour de l'assemblée et les noms des propriétaires qui ont voté pour et contre les accords, s'ils sont pertinents pour leur validité.

Question 3 : Que se passe-t-il si certaines informations sont omises dans le procès-verbal de la réunion ? 

Répondre: Si une information est omise au procès-verbal de l'assemblée, le propriétaire peut demander à la communauté des copropriétaires, par voie extrajudiciaire, de corriger cette erreur avant la prochaine réunion du conseil d'administration. Lors de la prochaine assemblée, la correction devra être entérinée. Certains tribunaux soutiennent que les omissions n’auront de signification que si elles affectent le fond des accords et peuvent rendre certains membres de la communauté sans défense.

Question 4 : Quelle est la valeur d'un procès-verbal d'assemblée de propriétaires ? 

Répondre: Le procès-verbal d'une assemblée de propriétaires est un document privé, sans caractère constitutif ni efficacité ad probationem (test). La jurisprudence a explicitement nié la valeur probante établie dans la loi sur la propriété horizontale. Le dossier ne doit donc pas être interprété comme ayant une valeur probante au sens strict. La signature du président et du secrétaire dans le procès-verbal est importante pour valider la réunion, mais elle ne confère pas un caractère probant absolu. Il est essentiel de prendre en compte les réglementations et la jurisprudence lors de l’évaluation de leur portée et de leur valeur.

Question 5 : Des opinions ou des observations peuvent-elles être incluses dans le procès-verbal d'une assemblée de propriétaires ? 

Répondre: Non, selon la jurisprudence citée, il n'est pas fait mention de la possibilité d'inclure des « avis ou observations » dans le procès-verbal d'une assemblée de propriétaires. Le procès-verbal doit se limiter à refléter les accords adoptés, et le règlement n'envisage pas l'inclusion d'autres éléments que ceux prévus dans la loi sur la propriété horizontale.

3.- Refus de l'administrateur d'inclure des opinions ou des observations dans le procès-verbal

Question 1 : Le président ou les membres de la communauté peuvent-ils exiger que des avis ou des observations soient inclus dans le procès-verbal d'une assemblée des propriétaires ? 

Répondre: Non, le procès-verbal d'une assemblée de propriétaires ne peut pas devenir une transcription textuelle de ce qui a été dit lors de l'assemblée. Le but du procès-verbal est de refléter les accords adoptés et non les propos exacts exprimés lors de la réunion. Le secrétaire-administrateur est chargé de rédiger les procès-verbaux et sa mission est uniquement d'enregistrer les accords, comme le prévoit l'article 19 de la Loi Horizontale sur la Propriété (LPH). Ainsi, ni le président ni les membres de la communauté ne peuvent exiger du secrétaire-administrateur qu'il inscrive au procès-verbal des observations ou des commentaires au-delà de ce qui est prévu à la LPH.

Question 2 : Le procès-verbal d'une assemblée de propriétaires peut-il être considéré comme une reproduction fidèle de ce qui a été dit lors de l'assemblée ? 

Répondre: Non, le procès-verbal d'une assemblée de propriétaires n'a pas vocation à être une reproduction fidèle et exacte de tout ce qui a été dit lors de l'assemblée. Sa fonction principale est d'enregistrer les accords adoptés lors de la réunion. Il n’est pas prévu que le procès-verbal reflète toutes les interventions, débats ou commentaires formulés par les participants. Le secrétaire-administrateur, étant le notaire de l'entente, a la responsabilité de rédiger le procès-verbal conformément aux dispositions de la LPH, et il n'est pas nécessaire d'inclure des transcriptions textuelles de toutes les interventions.

Question 3 : Est-il valable de comparer le secrétaire-administrateur à un notaire par rapport au procès-verbal d'une assemblée de propriétaires ? 

Répondre: Oui, une comparaison peut être établie entre le secrétaire-administrateur et un notaire par rapport à un procès-verbal d'assemblée des propriétaires. À l’instar d’un notaire, le secrétaire-administrateur est un professionnel qualifié qui connaît les exigences et l’objet du document. Tout comme un particulier ne peut dicter au notaire ce qui doit être inclus dans un acte notarié, les membres de la communauté ne peuvent pas exiger du secrétaire-administrateur qu'il consigne au procès-verbal toutes les observations formulées lors de l'assemblée. Le secrétaire-administrateur a le devoir de respecter le règlement et de refléter uniquement les accords adoptés, évitant ainsi que le procès-verbal ne devienne un vaste document de transcription littérale de la vie de l'assemblée.

Question 4 : Quelle est l'intention du législateur en rédigeant l'article 19 de la Loi sur la Propriété Horizontale (LPH) ? 

Répondre: Lors de la rédaction de l'article 19 de la LPH, le législateur entend que le procès-verbal d'une assemblée de propriétaires se concentre sur les conventions adoptées lors de l'assemblée. L'objectif n'est pas que le procès-verbal soit un compte rendu détaillé de chaque intervention ou commentaire formulé lors de la réunion, mais plutôt qu'il reflète de manière concise et claire les accords pertinents. Le législateur cherche à éviter que la loi ne devienne un document très volumineux qui dénaturerait son objectif principal.

4.- Impossibilité de refléter dans le procès-verbal les opinions du président ou des membres de la communauté

Question 1 : Est-il possible d'inclure des lettres envoyées par des membres de la communauté ou des avis sur des ententes dans le procès-verbal d'une assemblée des propriétaires ? 

Répondre: Non, le procès-verbal d'une assemblée de propriétaires doit se limiter à refléter uniquement les ententes adoptées lors de l'assemblée. Les lettres, opinions ou observations qui ne sont pas directement liées aux accords ne peuvent pas être incluses. Si un propriétaire souhaite aborder un sujet précis, il peut demander qu'il soit inscrit à l'ordre du jour de la prochaine réunion ou utiliser les moyens établis à l'article 16.2 de la Loi Horizontale sur la Propriété (LPH) : « Tout propriétaire peut demander que les Propriétaires Réunion d'étude et prise de parole sur tout sujet d'intérêt pour la communauté ; A cet effet, il adressera un écrit, dans lequel il précisera clairement les questions qu'il demande à être abordées, au président, qui les inscrira à l'ordre du jour de la prochaine Assemblée à tenir.

Toute lettre ou écrit présenté par un membre de la communauté à l'administrateur immobilier sera retourné sans être inclus au procès-verbal. Cette position a été soutenue par la Cour suprême dans son arrêt du 2 octobre 2008.

Question 2 : Quel support juridique existe-t-il pour refuser d'inclure dans les procès-verbaux des lettres, avis ou observations sans rapport avec les accords ? 

Répondre: La Cour suprême soutient la position de ne pas inclure dans le procès-verbal d'une assemblée des propriétaires les lettres, opinions ou observations qui ne sont pas liées aux accords adoptés. Il n’existe aucune obligation légale d’inscrire ces éléments dans le procès-verbal. Si un membre de la communauté ou le président souhaite que ses opinions ou commentaires soient enregistrés, il peut lui être rappelé que l'enregistrement des réunions peut être utilisé pour documenter tous les détails qui ne figurent pas dans les procès-verbaux.

Question 3 : Comment gérer la situation lorsque les membres de la communauté ou le président insistent pour que leurs opinions soient inscrites dans le procès-verbal ? 

Répondre: L'administrateur, même s'il ne veut pas entrer en conflit, ne peut inscrire au procès-verbal des opinions ou des commentaires qui ne sont pas directement liés aux accords. Même si les membres de la communauté peuvent exprimer leur désir d'être enregistrés, ils peuvent être informés que les lois ne soutiennent pas leur inclusion dans le registre. De plus, on peut souligner que l'enregistrement des réunions permet de collecter tous les détails qui ne sont pas reflétés dans le procès-verbal, fournissant ainsi une forme de documentation supplémentaire.

5.- L'administrateur immobilier ne peut accepter aucune intervention dans le contenu des procès-verbaux du président ou des membres de la communauté.

Question 1 : Le président d'une communauté peut-il contrôler la rédaction du procès-verbal d'une assemblée de propriétaires ? 

Répondre: Non, la rédaction du procès-verbal relève de la responsabilité du secrétaire-administrateur, qui a pour fonction de transcrire les accords adoptés lors de l'assemblée. Bien que le président veuille intervenir sur le contenu du procès-verbal, le secrétaire-administrateur ne peut accepter cette intervention. Le secrétaire-administrateur est celui qui atteste du contenu du procès-verbal et son rôle est de refléter de manière impartiale et exacte ce qui a été convenu lors de la réunion.

Question 2 : Est-il possible pour le président ou les membres de la communauté d'envoyer des écrits au secrétaire-administrateur pour inclure des commentaires au procès-verbal ? 

Répondre: Non, les membres de la communauté ne peuvent pas envoyer d'écrits au secrétaire-administrateur pour que des commentaires soient inclus au procès-verbal. Le procès-verbal doit se limiter à refléter uniquement les accords adoptés lors de la réunion, comme le prévoit la Loi sur la propriété horizontale (LPH). De plus, le procès-verbal n'est pas transmis aux membres de la communauté afin qu'ils puissent procéder à un contrôle ou à une vérification de son contenu avant la clôture. Le secrétaire-administrateur doit transmettre le procès-verbal au président uniquement dans le but de lui faire signer le document et non pour que celui-ci accomplisse un acte de contrôle sur son contenu.

Question 3 : Que se passe-t-il si le président n'est pas d'accord sur un point du procès-verbal et refuse de le signer jusqu'à ce qu'il soit modifié ? 

Répondre: Dans le cas où le président n'est pas d'accord sur un point du procès-verbal et refuse de le signer, le secrétaire-administrateur doit procéder à la clôture du procès-verbal et l'envoyer aux membres de la communauté. Le secrétaire-administrateur ne doit pas modifier le procès-verbal pour répondre aux demandes du président, car cela donnerait au président un pouvoir indu sur le contenu du procès-verbal. En cas de divergences, le secrétaire-administrateur peut émettre un document au livre des procès-verbaux pour constater l'incident et s'assurer qu'il ne refuse pas la notification du procès-verbal.

Question 4 : Est-il recommandé d'enregistrer les réunions des propriétaires pour éviter les divergences sur ce qui s'est passé ? 

Répondre: Oui, il est recommandé d'enregistrer les assemblées de propriétaires par voie d'accords à la majorité simple. Cela garantit qu’il existe un enregistrement et des preuves de ce qui s’est passé pendant la réunion. L'enregistrement des réunions peut servir de preuve supplémentaire et éviter les divergences concernant les événements survenus. De cette manière, il est garanti que tous les participants ont accès à une documentation fiable et précise sur ce qui s'est passé.

6.- Il n'est pas possible de recueillir les opinions et déclarations du tour « demandes et questions »

Question 1 : Les observations ou déclarations faites lors de la séance « questions-réponses » par le président ou les membres de la communauté peuvent-elles être inscrites au procès-verbal ? 

Répondre: Non, en aucun cas les observations ou déclarations faites lors de la séance « questions-réponses » ne doivent figurer au procès-verbal. La loi ne prévoit pas l'inscription de ces questions dans le procès-verbal, puisqu'il s'agit d'une phase de la réunion au cours de laquelle des observations sont faites ou des questions sur la vie communautaire sont soulevées, mais des accords ne peuvent pas être adoptés à ce stade et ce n'est pas le cas. de l'ordre du jour. Par conséquent, ces observations ne doivent pas être consignées dans les procès-verbaux, ni les lettres ou opinions liées au développement de ce changement.

Question 2 : Le gestionnaire immobilier doit-il être présent lors de la séance « questions et réponses » pour répondre aux questions et autres problématiques ? 

Répondre: Il est recommandé que le gestionnaire immobilier soit présent lors de la séance « questions et réponses » pour répondre aux questions et autres problématiques qui surviennent dans cette phase. Bien que ces interactions ne soient pas intégrées au procès-verbal, l'administrateur peut apporter des réponses et des éclaircissements aux questions soulevées par les membres de la communauté à ce moment-là.

Question 3 : Pourquoi est-il courant d’inclure les observations du tour « questions-réponses » dans le procès-verbal ? 

Répondre: Bien qu’il soit courant d’inclure les observations du tour « questions et réponses » dans le procès-verbal, cela n’est pas soutenu par la loi. Cette pratique peut retarder la rédaction du procès-verbal, puisque ces détails supplémentaires doivent être inclus. Toutefois, il n’est pas obligatoire de le faire immédiatement. Il est même possible de clôturer le procès-verbal le jour même de la réunion puis de vérifier et compléter les détails afin qu'ils puissent ensuite être signés par le président et l'administrateur les jours suivants.

7.- Refus du président de signer le procès-verbal parce que le syndic a refusé d'inclure dans le procès-verbal une opinion exprimée par lui lors de l'assemblée

Question 1 : Que se passe-t-il si le président refuse de signer le procès-verbal parce que le syndic n'a pas inclus une opinion qu'il a exprimée lors de l'assemblée ? 

Répondre: L'absence de signature du président n'entraîne pas la nullité des accords, puisque les procès-verbaux ne les constituent pas. Les organes directeurs ont l'obligation de se conformer à la signature des procès-verbaux au profit des membres de la communauté, mais leur absence de signature n'invalide pas les accords légalement adoptés.

Question 2 : Que doit faire le secrétaire-administrateur si le président refuse de signer le procès-verbal ? 

Répondre: Si le président refuse de signer le procès-verbal malgré les tentatives du secrétaire-administrateur, ce dernier doit dresser et signer lui-même le procès-verbal. Ensuite, il doit être adressé à tous les propriétaires, comprenant une diligence finale dans laquelle est constaté le refus du président de signer le procès-verbal.

Question 3 : Les accords seront-ils exécutoires malgré l'absence de signature du président dans le procès-verbal ? 

Répondre: Oui, les accords seront exécutifs malgré l'absence de signature du président dans le procès-verbal. La clôture des procès-verbaux avec les signatures du président et de l'administrateur est une condition nécessaire pour que les accords soient exécutifs, mais l'absence de signature du président n'invalide pas les accords eux-mêmes. Les accords seront valables sous réserve du respect des exigences intrinsèques pour atteindre la majorité requise dans la formation de la volonté commune.

Question 4 : Que dit la jurisprudence sur l'absence de signature du président sur les procès-verbaux ? 

Répondre: La jurisprudence a établi que l'absence de signature du président sur les procès-verbaux ne prive pas de leur validité les accords légalement adoptés. La signature du président ne constitue pas une exigence constitutionnelle ou formelle indispensable à la validité des accords. Le procès-verbal est simplement un moyen de documenter les accords et leur signature est une obligation formelle. L’absence de signature du président n’invalide donc pas les accords adoptés par la communauté des propriétaires.

8.- Seules les erreurs matérielles ou arithmétiques contenues dans le procès-verbal peuvent être corrigées.

Question 1 : Les erreurs matérielles ou arithmétiques contenues dans le procès-verbal peuvent-elles être corrigées ? 

Répondre: Oui, les erreurs matérielles ou arithmétiques contenues dans le procès-verbal peuvent être corrigées. Si de telles erreurs sont détectées après l'envoi du procès-verbal aux membres de la communauté, une note de rectification signée par le président et l'administrateur doit être envoyée à tous les propriétaires. Par ailleurs, une diligence complémentaire doit être effectuée dans le livre des procès-verbaux en faisant la constatation appropriée de l'erreur corrigée.

Question 2 : Que se passe-t-il en cas d'observations de la part des propriétaires sur le contenu du procès-verbal ? 

Répondre: S'il y a des observations de la part des propriétaires, une assemblée des propriétaires doit être convoquée immédiatement pour clarifier les erreurs et discuter du contenu du procès-verbal en question. Il faudra ratifier l'erreur corrigée lors de la prochaine assemblée des propriétaires.

Question 3 : Que se passe-t-il s’il ne s’agit pas d’une simple erreur arithmétique ou facilement détectable ? 

Répondre: S’il ne s’agit pas d’une simple erreur arithmétique ou facilement détectable, une contestation du procès-verbal pourrait survenir. Dans de tels cas, s’il n’y a aucune preuve claire d’erreur, un nouveau vote du conseil d’administration doit avoir lieu sur le point en litige. S’il y a des inquiétudes, il est important de délibérer et d’approuver le contenu en question pour éviter une éventuelle contestation devant les tribunaux.

Question 4 : L'absence d'inclusion d'un avis ou d'un commentaire au procès-verbal peut-elle être corrigée ? 

Répondre: Non, la Loi sur la Propriété Horizontale (LPH) ne prévoit pas la correction du manque d'inclusion d'un avis ou d'un commentaire dans le procès-verbal. La LPH n’exige pas que les avis ou commentaires des propriétaires soient inscrits au procès-verbal. Par conséquent, il n'est pas nécessaire de refléter dans le procès-verbal les observations formulées lors de la séance de questions et réponses, et il n'est pas non plus nécessaire que l'obligation d'avertir des activités gênantes, nuisibles ou interdites selon l'article 7.2 de la LPH soit reflétée dans le procès-verbal. .

9.- La seule opinion qui peut être inscrite au procès-verbal est le motif d'une abstention

Question 1 : Quels avis peuvent être consignés dans le procès-verbal ? 

Répondre: Le procès-verbal doit contenir les explications ou les motivations des abstentions, c'est-à-dire les motivations des propriétaires qui décident de s'abstenir lors d'un vote. La loi n'exige pas que les motivations des votes négatifs soient enregistrées. Par conséquent, seule la motivation pour le sens du vote par abstention doit être incluse dans le procès-verbal, si on le souhaite, puisqu'il n'est permis de contester le procès-verbal par les propriétaires qui s'abstiennent que si la motivation de son abstention est reflétée dans le procès-verbal.

Question 2 : Pourquoi la motivation des abstentions doit-elle figurer dans le procès-verbal ? 

Répondre: L'inscription des motifs d'abstention dans le procès-verbal donne une légitimité aux propriétaires qui s'abstiennent de contester les accords à l'avenir. Selon la jurisprudence de la Cour suprême, l'expression « ils auraient sauvé leur vote » figurant à l'article 18.2 de la Loi sur la propriété horizontale (LPH) est interprétée dans le sens où elle n'engage que le propriétaire qui s'abstient, et non celui qui vote contre. l'accord. .

Question 3 : Que préconise-t-on dans le cas des propriétaires qui souhaitent justifier leur abstention au procès-verbal ? 

Répondre: Il est recommandé que l'assemblée indique si tout propriétaire qui s'abstient souhaite justifier son abstention afin que celle-ci soit consignée au procès-verbal. De cette manière, la possibilité est offerte aux propriétaires qui s'abstiennent de consigner leurs motivations dans le procès-verbal.

Chez Meridional, nous sommes fiers de pouvoir fournir des informations précieuses et claires sur les aspects fondamentaux de l'administration des communautés de quartier. 

Meridional prend soin de toute la communauté

Nous espérons que cet article vous a apporté clarté et compréhension sur le rôle des procès-verbaux dans une réunion et sur la façon dont les différentes situations qui peuvent survenir sont gérées. 

Nous nous efforçons toujours de fournir un service de qualité et d'être un allié de confiance pour nos propriétaires, en particulier pour les propriétaires étrangers qui nous font confiance pour gérer leurs communautés sur la Costa del Sol.

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