Quelles sont les fonctions d'un gestionnaire immobilier ?

Bienvenue sur ce nouvel article de notre blog. Souvent, les propriétaires ignorent certaines des fonctions remplies par un syndic de copropriété. Les fonctions de base sont définies dans la loi sur la copropriété et peuvent également être étendues si tel est le cas convenue avec la copropriété.

Mais si l'on s'en tient au article 20 de la loi sur la copropriété, Le syndic de copropriété a les fonctions suivantes :

Veiller à l'entretien et à la maintenance des bâtiments, ce qui lui permet également de proposer des réparations prioritaires.
Veiller au bon fonctionnement des installations et des services, ainsi qu'à celui de la communauté.
Assurer les fonctions de secrétaire du conseil d'administration et conserver les documents de la copropriété.
Mettre en œuvre les accords conclus en matière de travaux, ainsi que procéder aux paiements et encaissements nécessaires.
Élaborer et proposer au Conseil d'administration le budget prévisionnel, en présentant différentes solutions pour le financer.
Toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par le Conseil.

Lorsque la gestion d'une copropriété s'avère plus complexe que d'habitude, il est recommandé de la confier à un professionnel suffisamment qualifié et disposant d'une capacité juridique reconnue pour exercer ces fonctions. L'objectif est de permettre une gestion efficace et professionnelle de la copropriété, en accord à tout moment avec l'assemblée des copropriétaires.

Dans le cas de petites copropriétés, la gestion peut être assurée par n’importe quel copropriétaire disposant d’un peu de temps. En revanche, lorsqu'il s'agit de grandes copropriétés, de groupements de copropriétés ou de complexes immobiliers, c'est l'administrateur qui se chargera des tâches les plus complexes et fournira au président et au conseil des copropriétaires les conseils nécessaires au moment où ils en auront besoin, ce qui facilitera considérablement le travail du président ou du conseil.

Le fait est que des doutes surgissent souvent quant aux fonctions du syndic, ce qui peut donner lieu à des malentendus ou amener ce dernier à assumer des responsabilités qui ne lui incombent pas.

Nous ne pouvons pas ignorer la loi, même si elle ne nous plaît pas

Par souci de responsabilité et afin de protéger la communauté, le gestionnaire est tenu d'agir en permanence dans les limites fixées par la loi. C'est pourquoi, chez Meridional, nous sommes conscients que ces lois sont parfois difficiles à comprendre, car elles peuvent ralentir de nombreuses décisions ou actions nécessaires et urgentes au sein des communautés.

Ces situations sont parfois frustrantes pour Meridional également. Mais il est de notre devoir, tant juridique que moral, de nous y conformer, sans pour autant que cela nous empêche de toujours chercher à agir au mieux pour la communauté, en trouvant des solutions légales là où il semble parfois qu’il n’y en ait pas.

Il est fort probable que, parfois, certaines personnes vous murmurent à l'oreille que l'on peut enfreindre certaines lois sans en subir les conséquences, ce qui est tout à fait faux ; elles ne font que vous dire ce que vous voulez entendre, car en fin de compte, elles n'auront rien à se reprocher et cela ne leur causera aucun préjudice, ni sur le plan pénal ni sur le plan financier.

Quelles sont les fonctions de l'administrateur en tant que secrétaire ?

Outre la fonction d'administrateur, il exerce également celle de secrétaire. Dans le cadre de ses fonctions de secrétaire, il assumera les tâches suivantes :

Approuver les procès-verbaux des assemblées par sa signature
Conserver les registres des procès-verbaux de l'assemblée générale
Délivrer des attestations relatives à l'état des dettes envers la Communauté et aux décisions des assemblées générales

Autres fonctionnalités

Outre les fonctions que nous impose la loi sur la copropriété, il est également possible d'en exercer d'autres :

– Conseiller et consultant de la Communauté en matière immobilière et juridique :

Constitution et validité des décisions de l'assemblée générale
Statuts et règlements d'organisation interne
Procédures de recouvrement de créances
Législation du travail, protection des données à caractère personnel, questions fiscales, questions relatives au droit du travail et contrats
Conseils techniques sur les aspects architecturaux et d'infrastructures ayant une incidence sur le bon fonctionnement des services et de l'entretien de la copropriété
Informer et traiter les demandes d'aides ou de subventions auxquelles la communauté pourrait avoir droit

– Gestion du personnel :

Nous nous occupons des relations de travail avec les employés de la communauté.
Nous recherchons les contrats les plus avantageux pour la communauté, tout en respectant la loi.
Nous nous chargeons des déclarations auprès de la Sécurité sociale et du fisc

– Comptabilité : tenir une comptabilité en bonne et due forme, signaler les retards de paiement, etc.

Relations entre le président et l'administrateur

Le syndic doit toujours collaborer avec le président, mais il doit être clairement établi que le syndic n'est pas au service du président et qu'il ne doit pas se conformer à ses instructions si celles-ci sont contraires aux dispositions de l'assemblée des copropriétaires, à la loi sur la copropriété, aux statuts de la copropriété ou au reste de l'ordre juridique.

L'administrateur doit former un tandem avec le président, mais il ne doit exister aucune relation hiérarchique entre eux, seulement une collaboration la plus totale dans l'intérêt de la communauté.