Cambiar de administrador en una comunidad de propietarios

Un proceso sencillo que puede mejorar muchos aspectos en la comunidad.

Puede parecer arriesgado escribir una entrada llamada “cambiar de administrador en una comunidad de propietarios” para empezar este blog, pero en Meridional creemos en nuestro trabajo y en que nada es para siempre.

Si un administrador sencillamente no cumple sus funciones o desaparece cuando más se le necesita, o se observa que va retrasando tareas y tarda en concluir trabajos, lo mejor sin duda es cambiar de administrador. En algunos casos,una mejora de la comunidad empieza por el cambio de administrador.

El proceso de cambio de administrador

Las fases del proceso.

Las tres preguntas que nos suelen hacer siempre cuando nos consultan sobre este procedimiento, suelen ser las siguientes:

¿A quien corresponde convocar la junta de propietarios?

Lejos de lo que todo el mundo supone acerca de que es el administrador realmente quien convoca las reuniones de propietarios, la realidad es que el convocante es el presidente de la comunidad, que en todo caso, puede delegar la comunicación de esa reunión de propietarios al administrador de fincas.

Además ahora por suerte podemos convocar por e-mail y tener las asambleas generales de propietarios, ya sean extraordinarias o no, a través de plataformas como Zoom ,cumpliendo con todos los requisitos legales

Puede suceder que el presidente de la comunidad no esté localizable. Puede suceder también que sea reacio al cambio por las cuestiones que sean. Para este supuesto, la ley de propiedad horizontal en su artículo 16, prevé que puede convocarse una junta con el consentimiento de la cuarta parte ( 25%) de los propietarios o con el coeficiente del 25% sobre el total de la comunidad que representen los propietarios. Expresamente indica que “ la convocatoria de las Juntas la hará el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión (…)”

¿Qué puntos hay que incluir en el orden del día?

Hay que partir de la idea de que el administrador es realmente como un empleado más de las comunidades y por lo tanto el proceso de cambio viene dado por los mismos requerimientos que tendríamos en cuenta para el cambio de cualquier otro servicio.

Para llevar a término este cambio de administrador, es necesario contar con el voto a favor de la mayoría simple de la junta de propietarios.

Esta junta se puede reunir previa convocatoria extraordinaria y exclusivamente para este supuesto.

Para no incurrir en defectos de forma, el orden sería votar primero la baja del anterior administrador, y acto seguido proceder a la votación para nombrar al nuevo administrador.

La mayoría simple es el resultado necesario para que ambas decisiones se puedan llevar a cabo. De esta forma, es posible separar ambas votaciones: por un lado el cese y por otro la nueva contratación.

Nuestro consejo siempre será que ambos se coordinen para la convocatoria que aborde este tema.

¿Es imprescindible que el administrador que va a ser cesado esté presente en la junta?

La respuesta rotunda es que no tiene el derecho a la asistencia a esa junta, y por lo tanto la comunidad puede negar la presencia del administrador saliente en la reunión que va a tratar de su cese.

Sin duda, la asistencia del administrador de fincas saliente, es un inconveniente para que libremente los propietarios puedan expresar sus opiniones y por tanto puedan votar, sin presión alguna, sobre cómo ha sido la gestión del administrador.

Confunde el hecho de que en situaciones favorables, la presencia del administrador resulte indispensable para llevar una junta correctamente, pero esto, no ha de confundirse con un derecho como tal.

Cómo convocar una junta para el cese y evitar una impugnación

Tal y como sucedería para cualquier otro supuesto,es necesario tener en cuenta un orden de cuestiones para que la junta se considere correctamente convocada, como son:

• Precisar quién convoca la junta.
• Que aparezca el día y la hora la primera y segunda convocatoria.
• Indicar cual es el lugar donde se va a celebrar la junta.
• Enumerar los puntos del orden del día que se van a tratar.

Como es un cambio de administración en la realidad.

Para quienes ejercemos la administración, está problemática es habitual y conocemos cómo es el proceso..

Lo más normal del mundo, esto es un supuesto habitual, es que un miembro de la comunidad contacte con nosotros, (ya sea mediante correo, acudiendo a la oficina o llamando por teléfono), para que le prestemos asesoramiento sobre cómo cambiar de administrador antes de cesar al administrador actual.

Si le has transmitido confianza, lo siguiente que nos solicitará, es que realicemos la convocatoria de la junta de propietarios, e incluso que acudamos a la misma. Cuando en Meridional nos solicitan este tipo de actuaciones, evidentemente nos ponemos a trabajar. Cuando llega el momento, acudimos, nos presentamos, resolvemos dudas y salimos de la junta para no interferir en el debate y posterior votación.

Este tipo de asesoramiento previo, es completamente gratuito. También entendemos que más allá del beneficio empresarial, hay una comunidad de propietarios que pasa por un momento comprometido y necesita una ayuda para estabilizar una situación o incluso mantener los servicios necesarios.

En Meridional consideramos que para tener éxito durante el proceso de cambio, debe ser un profesional quien realice, gestione y vigile este procedimiento de principio a fin.

¿Una comunidad de vecinos atada a un administrador ineficaz o cambiar a uno proactivo?

Esta es una de las primeras preguntas que debemos hacernos si vemos que durante un tiempo nada funciona bien en nuestra comunidad. Algunas reflexiones más sobre la relación entre las comunidades de propietarios y los administradores de fincas, siempre nos llevan a pensar, en la labor fundamental de un administrador de fincas eficaz, más allá de pagar facturas y reclamar a los deudores.

¿De verdad “Lo malo conocido” es mejor que algo nuevo por conocer en la administración de fincas?. Nunca dejamos de asombrarnos de cuántas personas no están realmente contentas con la forma en que se gestionan sus comunidades de viviendas.

La transparencia es la base para confiar en el administrador

Hay un descontento en la gestión, que no sólo se da desde el punto de vista de las reparaciones y el mantenimiento, sino también en cuanto a los costes de esos trabajos y la contratación transparente de los profesionales que van a trabajar en nuestra comunidad.

Muchas veces los propios administradores son a su vez proveedores de otros servicios imprescindibles para la comunidad, y se abandona la buena práctica de solicitar y contrastar varios presupuestos. Por costumbre se deja lo que ya está y no se analizan otras opciones que pueden ser más convenientes o económicas.

La mala gestión de las comunidades, no sólo influye en que nos sintamos en un entorno que no nos gusta o no es sano para los propietarios, sino que puede tener un gran impacto en la valoración de nuestras viviendas.

En Meridional nos importan las personas que viven en las comunidades

Puede parecer sólo publicidad, pero en Meridional nos implicamos, creemos en el espíritu de servicio, en ser proactivos, escuchar y dar respuesta a las inquietudes de las comunidades, dar transparencia a los procesos de selecciones de proveedores, informar a tiempo de cómo van determinadas gestiones, cómo marcha una reparación o si ya ha concluido una avería.

No estamos haciendo nada nuevo o sorprendente, simplemente estamos haciendo lo esencial que necesita una comunidad y lo hacemos bien, de forma transparente y con un equipo muy implicado. Esa es nuestra diferenciación. No hay más truco.

En Meridional hemos creado nuestra propia oficina, luminosa, amable y siempre abierta. El trato es directo, no hay una cadena de consultas internas que nos haga ser más lentos de lo razonable. Es así de simple: estamos ahí siempre y somos lo que ves.

No hay dos comunidades idénticas

También somos conscientes que no hay dos comunidades iguales. Adaptamos nuestros servicios a cada comunidad, a cada peculiaridad, a cada necesidad. Cada comunidad tiene un enfoque distinto porque tiene unas necesidades diferentes; eso nos permite ser un administrador de fincas eficaz porque no aplicamos la misma receta para problemas distintos.

Mejorar el bienestar cambiando de administrador

Cambiar las cosas es el único camino a seguir, pero el problema, en muchos casos, es la inercia de años y lo complicado que puede parecer a priori el proceso para un cambio de administrador que ayude a mejorar nuestro bienestar, cuando no directamente a crearlo. Elegir un administrador con servicios extra que facilitan nuestra calidad de vida, es otra forma de mejorar .

Así que sí, puede ser complicado, pero no siempre es así: puede que te sorprenda cómo, una vez que empieces la conversación sobre la posibilidad de cambiar, la gente se presta para ayudar, se implica en buscar una nueva administración de la comunidad.

Además, siempre encontramos que al final, la inercia sólo puede causar más daño y ¡ningún “malo conocido” es mejor!

Esperamos que este artículo haya sido de su interés y hayamos podido responder a alguna de sus preguntas o dudas. Si es así, nos alegramos mucho.

Si necesitas cambiar de administrador en tu comunidad de propietarios, puedes pedirnos presupuesto y te diremos lo bien que te va a salir para administrar tu comunidad. Por favor no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Cada comunidad es única y como tal, así la tratamos, haciendo presupuestos muy personalizados y teniendo en cuenta los objetivos y necesidades de las mismas.