13 conseils pour une réunion virtuelle des copropriétaires

Il y a un mois, nous avons tenu notre première assemblée générale virtuelle des copropriétaires chez Meridional. Cette assemblée générale extraordinaire virtuelle, que nous avons baptisée « VEGM » (pour « Réunion générale extraordinaire virtuelle »), s’est avérée être une expérience formidable et, en même temps, un véritable succès. D'ailleurs, tant les copropriétaires que l'ensemble de notre équipe (répartie sur quatre sites différents) seraient ravis de renouveler l'expérience.

Pourquoi organiser des réunions virtuelles de copropriétaires ?

Notre priorité absolue a toujours été de veiller au bien-être des membres de toutes nos copropriétés. La situation actuelle, due aux restrictions imposées dans le cadre de la crise du Covid-19, nous a incités à mettre en place ce type de réunion virtuelle des copropriétaires, en remplacement des réunions ordinaires habituelles.

Bien que les assemblées de copropriétaires en ligne ne soient en aucune manière prévues par la loi actuelle sur la copropriété (LPH), il est possible d'en proposer la tenue sous réserve du respect de certaines conditions, la première d'entre elles étant le consentement et l'accord unanime de tous les copropriétaires.

Quel outil en ligne avons-nous utilisé pour les réunions virtuelles ?

Chez Meridional, nous avons choisi ZOOM comme outil permettant de mettre en relation le gestionnaire avec tous les propriétaires. Nous avons également décidé, chez Meridional, de réaliser plusieurs tests les jours précédents afin de vérifier que la salle de réunion fonctionnait correctement et que tous les propriétaires pouvaient se connecter sans problème.
Le jour même de la réunion virtuelle des copropriétaires, nous avons ouvert la salle une heure avant le début de la réunion afin de résoudre tout problème que d'autres copropriétaires auraient pu rencontrer pour se connecter. Nous voulions nous assurer que tout se passerait bien.

13 conseils pour réussir un appel vidéo

1. Assurez-vous d'être dans un endroit calme
2. Restez à proximité de votre routeur Wi-Fi
3. Ayez à portée de main le chargeur de l'appareil que vous allez utiliser pour passer l'appel
4. Prévenez les autres membres de votre foyer que vous allez participer à un appel vidéo
5. Vérifiez les autres appareils qui utilisent le Wi-Fi et éteignez ceux dont vous n'avez pas besoin
6. Vérifiez que votre micro et vos haut-parleurs fonctionnent correctement
7. Lorsque vous rejoignez la réunion virtuelle des copropriétaires, veillez à ce que votre micro et votre caméra soient désactivés, puis activez-les lorsque vous serez prêt et que vous souhaiterez prendre la parole.
   recommandations spécifiques pour chaque réunion de copropriété
8. Au lieu de vous connecter à la réunion avec votre identifiant Zoom habituel, veuillez le remplacer par le numéro de votre bloc, suivi du numéro de votre appartement, puis de votre nom de famille. Par exemple : Bl 1 Apt 1 Mme Smith. Voici comment procéder https://youtu.be/mxgiCD1tklc
9. Si vous n'avez pas encore de compte Zoom, veuillez suivre les instructions de la vidéo ci-dessous. C'est très simple et intuitif. https://youtu.be/xSVDQiby1DI
10. Si vous avez besoin de configurer les paramètres audio et vidéo de votre appareil, voici un tutoriel qui vous explique comment procéder. https://youtu.be/Cnyh0kN38ug
11. Veillez à préserver votre vie privée et votre intimité lorsque vous connectez votre caméra. Si vous ne souhaitez pas que votre domicile ou d'autres personnes apparaissent à l'arrière-plan, vous pouvez ajouter un arrière-plan virtuel. Dans cette vidéo, nous vous expliquons comment faire. https://youtu.be/_lKe4tg37qQ
12. Si vous souhaitez prendre la parole lors de la réunion virtuelle des copropriétaires, vous devrez lever la main virtuellement et le modérateur vous donnera la parole lors des tours de parole prévus. Afin de ne pas déranger les autres participants, les microphones seront coupés ; il sera donc indispensable de lever la main pour intervenir.
    Dans cette vidéo, nous vous expliquons comment lever la main pendant la réunion https://youtu.be/–PwGLZ-TNw
13. Si vous utilisez votre téléphone pour cette réunion, il se peut qu'un appel ou un message entrant interrompe la communication avec la salle. Si vous souhaitez éviter cela, activez le mode « Ne pas déranger » sur votre téléphone.
    

Par mesure de sécurité, si vous utilisez déjà Zoom, veuillez mettre à jour l'application vers la dernière version disponible. Voici le lien vers le centre de téléchargement de Zoom https://zoom.us/support/download

Les avantages des réunions virtuelles

Les réunions virtuelles sont de plus en plus courantes au sein des différentes associations de copropriétaires. Ce qui est surprenant, c'est que la participation à ces réunions virtuelles est plus importante que celle aux réunions présentielles habituelles.

Cela a également été très enrichissant de pouvoir réunir tous les propriétaires qui n'étaient pas en ville, voire dans le pays, pour qu'ils puissent échanger ensemble. Les résidents nous ont remerciés d'avoir mis cette possibilité à la portée de tous.

Nous vous avons souvent dit que Meridional s'engage à utiliser des outils technologiques pour aider nos copropriétés à aller de l'avant et à gagner en efficacité. La mise en place de MiComunidad, qui ne cesse d'évoluer, en est la preuve.

N'hésitez pas à nous contacter sur ce lien et nous serons ravis de vous aider, que ce soit à ce sujet ou pour toute autre question